Topic: Liitot ja järjestöt

Teollisuuden työttömyyskassalla (nyk. A-kassa) on otettu käyttöön SC Softwaren toimittama kokoushallinnan ratkaisu. Sovellus keskittää niin live- kuin etäkokousten valmistelutyöt, läpiviennin ja jälkitoimet. Ominaisuuksiin kuuluu esimerkiksi materiaalien valmistelu, läsnäolon kirjaaminen, puheenvuoropyynnöt ja äänestäminen. Ratkaisu integroituu mm. Teamsiin.

“Tavoitteena oli saada ratkaisu käyttöön kassan edustajiston kokoukseen”, kertoo Teollisuuden työttömyyskassan hallintoasiantuntija Mari Mommo. “Edustajiston kokous käyttää ylintä päätäntävaltaa työttömyyskassassa, ja osallistujia on satoja.”

Koronatilanteen takia edustajiston kokous järjestettiin ensimmäistä kertaa etänä.

“Jouduimme miettimään koko kokoushallinnoinnin prosessin sähköiseen muotoon ja toteuttamaan kehitysprojektin sekä ohjelmiston käyttöönoton tiukassa aikataulussa”, Mommo kertoo.

Kattava käyttöönoton tuki johti onnistuneeseen kokoukseen

Toteutusprojektin ohella SC Software tuki ratkaisun käyttöönottoa sekä kokouksen toteuttamista yhteistyössä asiakkaan kanssa. Kokousedustajille laadittiin visuaaliset käyttöohjeet sekä harjoituskokouksia, joissa käyttäjät pääsivät kokeilemaan sovelluksen käyttöä.

“Kokousedustajia on iso joukko, eivätkä kaikki ole tottuneet käyttämään tietoteknisiä laitteita. Jännitimme, miten kokousedustajat ottavat kokousohjelman haltuun”, Mommo kertoo. “Tämän takia halusimme ratkaisusta mahdollisimman helppokäyttöisen, ja tuimme käyttöönottoa monella tapaa. Saimme paljon kiitosta erityisesti harjoituskokouksista, jotka madalsivat monella kynnystä osallistua kokoukseen sähköisen järjestelmän kautta”.

“Olimme varautuneet SC Softwaren kanssa yhdessä mahdollisiin ongelmatilanteisiin järjestämällä myös help deskin kokouksen ajaksi, mutta lopulta kaikki pääsivät hyvin linjoille, eikä ongelmia ilmennyt”, Mommo jatkaa. ”SC Software teki kaikkensa ja joustoa löytyi hyvin molemmin puolin, minkä ansiosta saimme projektin maaliin ajallaan”, Mommo kehuu.

Kokoushallinnan ratkaisu vähentää kokouksen työkuormaa

Mommo on huomannut monia käytännön hyötyjä kokoushallinnan ohjelmiston käytössä:

“Olemme tähän mennessä toteuttaneet kokoukset paperikokouksina. Paperien printtailu ja lähettely vie paljon työaikaa verrattuna siihen, että materiaalit voi jakaa sähköisesti sovelluksessa. Myös puheenvuoropyyntöjen tekeminen ja äänestyksen toteuttaminen on helpompaa sovelluksessa kuin manuaalisesti”.

“Myös Zoom- ja Teams-integroituminen on iso etu”, Mommo jatkaa. “On nykyaikaa, että järjestelmät keskustelevat keskenään, jolloin pystytään paremmin hyödyntämään jo vakiintuneita työkaluja”.

”SC Software otti huomioon kokonaisvaltaisen onnistumisen”

Mommo on tyytyväinen SC Softwaren kanssa työskentelyyn:

”SC Software sitoutui alusta asti haastavaan aikatauluun ja otti vastuuta hankkeen kokonaisvaltaisesta onnistumisesta. He ottivat tarpeemme huomioon ja toivat aktiivisesti näkemystään asioista, joita itse emme olisi osanneet ennakoida. Yhteistyö SC Softwaren kanssa oli helppoa”, Mommo päättää.

Tutustu kokoushallinnan ratkaisuun

SC Software on toimittanut Suomen Asianajajaliitolle jäsenrekisterijärjestelmän, jonka ansiosta liiton jäsenasiointi sekä asioiden käsittelyprosessit sujuvat jatkossa keskitetysti, tehokkaasti ja turvallisesti. Kaksivuotisessa, kahdessa vaiheessa toteutetussa hankkeessa uusittiin liiton jäsenrekisteri sekä kehitettiin asianhallinnan ratkaisu ja liiton jäsenille suunnattu verkkoasiointipalvelu ASSI. Samalla uudistettiin myös Asianajajaliiton tarjoamat Löydä asianajaja -palvelu sekä valvontaratkaisujen hakemisto.

“Järjestelmähankkeen isona taustatekijänä oli halu parantaa liiton jäsenten asiakaskokemusta. Lisäksi tärkeää oli järjestelmien yhteentoimivuuden ja jatkokehitysmahdollisuuksien parantaminen”, kertoo Asianajajaliiton IT- ja kehittämisasiantuntija ja järjestelmähankkeen projektipäällikkö Eric Puchner.

Lue asiakastarina: Jäsenrekisteri ja automatisoitu laskutusaineiston luonti virtaviivaistaa Suomen Asianajajaliiton laskutusprosessia >>

Jäsenrekisterijärjestelmä tukee jäsenpalvelun läpinäkyvyyttä ja tietoturvaa

Jäsenrekisteriratkaisulla taklataan monenlaisia ongelmia muun muassa tietoturvaan sekä tiedon saatavuuteen liittyen:

“Asiointipalvelun osalta vahvana tahtotilana oli tarjota järkevä ja turvallinen asiointikanava liiton ja asiakkaan välille. Esimerkiksi sähköisten hakemusten lähettäminen asiointipalvelusta ja asian käsittely asianhallinnassa on tietoturvallisempi vaihtoehto sähköpostiviestintään verrattuna. Liiton ja asiakkaiden välinen viestintä vaati aiemmin salatun sähköpostiyhteyden käyttöä, mikä aiheutti toisinaan aikamoisen sähköpostirumban. Lisäksi asiakkailla on usein vaihtelevat mahdollisuudet salatun yhteyden käyttöön. Sähköinen asiointi hyödyttää näin ollen molempia osapuolia”, kertoo Puchner.

“Pitkällä tähtäimellä järjestelmät tulevat parantamaan myös tiedon läpinäkyvyyttä ja avoimuutta, kun käsiteltävät asiat ja tiedostot eivät jää piiloon yksittäisen henkilön sähköpostiin tai kansioihin esimerkiksi poissaolon aikana. Lisäksi monenlaista hajanaista tietoa, kuten tietopyyntöjä ja kuulemisia sisältäviä diareita on siirretty exceleistä järjestelmän piiriin”, Puchner lisää.

Projekti maaliin saumattomalla yhteistyöllä

“Projekti meni mielestäni hyvin ja olen tosi ylpeä suorituksestamme”, Puchner kehuu. “Hankkeen ensimmäisen vaiheen edistäminen oli venynyt, mutta minun ja ulkoisen projektipäällikkömme Antti Laaksosen tultua mukaan saimme tehtyä hyvät suunnitelmat yhteistyössä SC Softwaren kanssa, ja pääsimme hallituksen ja johtoryhmän hyväksynnän myötä jatkamaan työtä. Vaikka projektin aikana tapahtui henkilöstön vaihtumista, saimme lähes kaikki järjestelmiin haluamamme ominaisuudet toteutettua suunnitellun budjetin ja aikataulun mukaisesti. Saimme paljon hyvää aikaan, ja tämä on ollut iso suoritus meitä kaikilta”, Puchner jatkaa.

“Meillä on ollut todella hyvää yhteistyötä SC Softwaren kanssa koko projektin ajan. Olemme haasteista huolimatta olleet koko ajan samalla puolella pöytää ja työskennelleet samojen tavoitteiden eteen. Olemme saaneet hienosti maaliin pitkän kaksivuotisen projektin, ja arvostan suuresti projektissa työskennelleitä SC:n ammattilaisia”, Puchner lisää.

Asiointipalvelun kehityksessä huomioitiin erityisesti käytettävyys ja saavutettavuus. Loppukäyttäjiltä onkin sadellut positiivista palautetta:

“Juuri tänään sain viestin eräältä asiakkaaltamme, että olipa helppokäyttöinen ASSI-verkkopalvelu, vau! Ja muutakin samantyyppistä palautetta olemme saaneet”, kertoo Puchner. “Palautteiden perusteella verkkopalvelun käyttö ja sitä kautta lomakkeiden ja liitteiden lähettäminen on nyt tosi helppoa, mikä oli tarkoituskin. Myös liiton henkilökunnalta olemme saaneet hyvää palautetta ja kehitysideoita, joita keräämme nyt järjestelmien jatkokehityksiä varten. Jatkamme työtä siis kehityskohteiden kartoituksella”, Puchner päättää.

”Vastaavista projekteista vain 9 % onnistuu”

Myös Asianajajaliiton apuna toiminut ulkoinen projektipäällikkö Antti Laaksonen Agillon Oy:stä kehuu SC Softwaren työtä: ”Projektille kaksi vuotta sitten asetetut aikataulut ja budjetti pitivät erinomaisesti. Projektisuunnitelmaan kirjatut tavoitteet täyttyivät, useilla osa-alueilla jopa erittäin hyvin. Erityismainintana todettakoon, että ratkaisu läpäisi myös kattavat tietoturvatestaukset erinomaisesti, joka kertoo osaltaan SC Softwaren työn korkeasta laadusta ja nykyaikaisuudesta. Lopputulokset ovat helppokäyttöisiä, miellyttävät silmää ja tuovat koko tietojärjestelmäarkkitehtuurin vahvasti 2020-luvulle. Tämän perustan päälle on mahdollista tehdä kaikenlaista jatkokehitystä, mitä lähitulevaisuus tuo tullessaan.”

”SC Softwaren avainhenkilöt osoittautuvat poikkeuksellisen ammattitaitoisiksi ja yhteistyö SC:n johdon kanssa oli vähän haastavammissakin vääntöpaikoissa joustavaa ja ratkaisuorientoitunutta”, noin 80 projektin taustakokemuksella varustettu Laaksonen kehuu.

”Onnistuminen tämän mittakaavan projekteissa ei ole itsestäänselvyys ja vaatii onnistumisia laajalla rintamalla molemmin puolin koko projektin ajan. Jos vastaavista projekteista onnistuu Standish Groupin pitkäaikaistutkimusten mukaan vain noin 9 %, niin kaikkien mukana olleiden tulee olla omaan panokseensa ja projektin onnistumiseen erittäin tyytyväisiä. SC Softwaresta yrityksenä, käytetyistä teknologioista ja työkaluista sekä avainhenkilöiden ammattitaidosta ja asenteesta jäi niin hyvä kuva, että lähtisin milloin tahansa vastaavaan hankkeeseen samojen tekijöiden kanssa”, summaa Laaksonen projektin päätteeksi.

Tutustu jäsenrekisterijärjestelmään

Ammattiliitto Prolla on otettu käyttöön asianhallinnan ratkaisu, jolla asioiden käsittely hoituu yhteydenotosta neuvonta-asiaksi ja tarvittaessa aina lakiasiaksi asti. Ratkaisu tarjoaa nopean tilannekuvan jäsenen palveluhistoriasta ja automatisoi tehokkaasti jäsenasioiden hallinnointia ja käsittelyä, tarjoten myös liiton asiakkaalle paremman palvelukokemuksen.

“Meillä oli alunperin käytössä Sharepointin päälle rakennettu asianhallinnan ratkaisu, jonka tekninen tuki oli loppumassa. Järjestelmäuudistus alkoi siis teknisen päivityksen tarpeesta”, kertoo Pro-kassan palvelupäällikkö Petri Nyyrölä.

Asianhallinnan ratkaisu laajenee kaikkien yhteydenottojen hallintaan

“SC Softwaren toimittamassa asianhallinnan ratkaisussa hyvää on sen moderni tekninen ratkaisu. Edelliseen järjestelmään verrattuna olemme saaneet myös paljon toivomiamme toiminnallisia parannuksia, kuten sähköpostien tuonnin suoraan järjestelmään”, Nyyrölä jatkaa.

Asianhallinnan ratkaisun käyttöä ollaan laajentamassa tulevien kehitysten myötä:

“Odotamme nyt jatkokehitysvaihetta, jossa pääsemme hyödyntämään järjestelmää kaikkien yhteydenottojen osalta. Tällä hetkellä ratkaisu on käytössä edunvalvonnassa ja lakiosastolla, mutta se tullaan laajentamaan myös jäsenpalveluun”, toteaa Nyyrölä.

Projekti onnistuneesti maaliin etäyhteyksien kautta

Asianhallinnan ratkaisu otettiin käyttöön sujuvasti koronatilanteen aiheuttamista muutoksista huolimatta.

“Olimme sopineet paikanpäällä pidettävät käyttöönottokoulutukset, mutta koronatilanteen takia pidimme ne lopulta kokonaan etänä. SC Software järjesti koulutukset Teamsin kautta, ja ne menivät yllättävänkin jouhevasti. Käyttöönottoa helpotti myös se, että käyttäjämme olivat jo tottuneet käyttämään edellistä järjestelmää, jolla hoidettiin samaa prosessia. Järjestelmään on kirjattu jo hyvä määrä asioita, ja käyttäjät ovat ilmeisen tyytyväisiä sen käyttöön”, kertoo Nyyrölä.

Kokonaisuutena Nyyrölä on tyytyväinen projektiin ja SC Softwaren toimintaan:

“Kehitysprojekti oli sujuva ja se pysyi aikataulussa ja budjetissa. SC Software ymmärsi hyvin ammattiliittojen substanssipuolta ja on ottanut proaktiivisesti huomioon tärkeitä asioita, kuten järjestelmän GDPR-vaatimukset.”

Tutustu asianhallinnan ratkaisuun

Suomen Asianajajaliiton ja SC Softwaren yhteisen jäsenpalveluratkaisun kehityshankkeen ensimmäinen vaihe on saatu päätökseen. Hankkeen ensimmäisessä vaiheessa on toimitettu jäsenrekisteri, joka kokoaa tiedot liiton jäsenistä ja muista sidosryhmistä ja heidän toiminnastaan.

”Vanha järjestelmämme ei enää vastannut nykypäivän tarpeita, mikä oli syynä järjestelmäuudistukseen lähtöön”, kertoo Asianajajaliiton palvelujohtaja Liisa Aro. “Tavoitteenamme on vähentää manuaalisen työn ja paperinpyörittelyn määrää sekä lisätä automaatiota”.

Jäsenrekisteri hoitaa automaattisen laskutusaineistojen luonnin

Jäsenrekisterin toiminnallisuuksiin kuuluu jäsentietojen hallinnan lisäksi automatisoitu laskutusaineistojen luonti, jonka avulla laskuja voidaan luoda massa-ajona halutuista kohteista, kuten jäsenmaksuista, maksullisista tapahtumista tai lehtitilauksista. Valmiit laskutusaineistot ohjataan lähetettäväksi taloushallinnon järjestelmään.

”Käytännön tasolla laskutustyö on helpottunut. Vaikka vastassa on melkoinen laskutussääntöjen viidakko, järjestelmä tunnistaa hyvin sen, kenelle laskun tulee mennä, milloin ja millaisissa osissa”, toteaa Aro.

”Laskurivin muodostus monine poikkeuksineen on pystytty tuomaan automaation piiriin hyvin luotettavasti ja vikasietoisesti. Ensimmäiset uudesta järjestelmästä tehdyt laskutukset ovat osoittaneet, että laskut oikeasti ovat sitä mitä pitää vaikka laskutuksen volyymit ovatkin suuria”, kommentoi myös SC Softwaren vanhempi konsultti Perttu Marttila.

Kohti kokonaisvaltaista digitaalista palvelua

Hankkeen seuraavassa vaiheessa jäsenrekisterin rinnalle rakennetaan asianhallinnan ratkaisu sekä liiton jäsenten ja sidosryhmien sähköiset asiointipalvelut. Yhteentoimivat järjestelmät tukevat jatkossa tehokkaasti jäsenasiointia sekä tehostaa liiton sisäistä työtä.

Lue asiakastarina: Jäsenrekisterijärjestelmä parantaa Suomen Asianajajaliiton jäsenten asiakaskokemusta

”Tämä on meille iso harppaus. Odotuksena on jäsen- ja sidosryhmien asioinnin helpottuminen sekä työjonojen ja asioiden tehokas käsittely niin, että paperin määrä vähenee ja tiedot tallentuvat henkilökohtaisten sähköpostien sijasta järjestelmään”, listaa Aro.

”Vaikka projekteissa on aina jotain parannettavaa, olemme tyytyväisiä projektin ensimmäisen vaiheen tuloksiin. Myös käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä järjestelmän käytettävyyteen. SC Software on onnistunut ottamaan huomioon toimintamme erityispiirteet, ja uskomme, että saamme heidän avullaan parhaan mahdollisen lopputuloksen niillä resursseilla, mitä käytettävissä on,” päättää Aro.

Tutustu jäsenrekisteriin

Palvelualojen ammattiliitto PAMin liittokokouksessa on käytetty menestyksekkäästi SC Softwaren toimittamaa kokoushallinnan järjestelmää. Ratkaisu kattaa nyt ensimmäistä kertaa noin kuudensadan hengen kokouksen hallinnan. Kokoushallinnan valmisjärjestelmä helpottaa kokouksen järjestelyä tarjoamalla työkalut niin kokouksen valmisteluun, hallittuun läpivientiin kuin raportointiinkin.

“Olen erittäin tyytyväinen sähköiseen työtilaan ja salissakaan en havainnut ongelmia. Koulutuksen järjestäminen oli loistojuttu ja osallistujilta on tullut hyvää palautetta työtilan helppokäyttöisyydestä”, kertoo PAMin hallintosihteeri Anu Valve.

Kattavat työkalut kokouksen valmisteluun ja läpivientiin

Ratkaisun avulla hoituu esimerkiksi esityslistan muodostus, puheenvuoropyyntöjen hallinta, sähköinen äänestys ja kokouspöytäkirjan automaattinen kokoaminen. Kokoushallinnan järjestelmä tarjoaa käyttäjille heidän rooliensa mukaiset työpöydät; esimerkiksi puheenjohtajalle, sihteereille ja osallistujille suunnatut näkymät tuovat käyttöön juuri heille suunnattuja toiminnallisuuksia.

Yhteistyö PAMin kanssa jatkuu

Kokoushallinnan järjestelmän kehitys on jatkumoa PAMin kanssa pitkään jatkuneelle yhteistyölle. SC Software on toiminut kumppanina PAMin sähköiset palvelujen kehityksessä. PAMin kattava asianhallinnan prosessien digitalisointi on hoidettu SC Softwaren modulaarisilla järjestelmillä, jotka tällä hetkellä kattavat liiton jäsen-, sidosryhmä- ja edunvalvonta–asianhallinnan. Ammattiliiton sähköiset palvelut helpottavat asiakkaiden ja sidosryhmien asiointia ja itsepalvelua.

Tutustu kokoushallinnan ratkaisuun

Opetusalan Ammattijärjestö OAJ:n tavoitteena on tuottaa laadukkaita ja toimintaa tukevia palveluja jäsenilleen, yhdistysaktiiveille sekä muille sidosryhmilleen. Jo pidempiaikaisena toiveena on ollut saada käyttöön työväline palvelu- ja työsuhdeneuvonnan, jäsenyysasioiden hoidon ja järjestötoimijoiden asiahallinnan tueksi. Tavoitteena oli palvelukanavasta riippumaton, yhdenmukainen ja läpinäkyvä tapauskäsittely.

“Yhteydenotto- ja tapaushallintajärjestelmää on odotettu todella kauan ja siihen on ladattu paljon odotuksia. Nyt kun viimein päästiin aloittamaan, kaikki kävi todella nopeasti”, kuvailee OAJ:n työmarkkinalakimies Kristiina Tuhkiainen.

SC Softwaren ammattiliittojen asianhallinnan ratkaisuun pohjautuva yhteydenotto- ja tapaushallintaratkaisu tulee toimimaan keskeisenä järjestelmänä liiton digitaalisissa jäsen- ja sidosryhmäpalveluissa. Ratkaisu laajenee myöhemmin myös erimielisyys- ja riita-asiankäsittelyyn.

Järjestelmä tukee jäsenpalvelun jatkuvuutta

Järjestelmään kirjataan aihetyypeittäin jäseniin, työnantajiin, yhdistyksiin sekä muihin osapuoliin liittyvät yhteydenotot ja tapaukset. Yhteydenotot ohjautuvat automaattisesti aihetyyppikohtaisiin työjonoihin, joiden kautta hallitaan asiakaspalvelutyötä. Järjestelmä tarjoaa kattavat toiminnot muun muassa työjonojen hallintaan, monikanavaiseen viestintään, tapaushistorian hallintaan sekä raportointiin.

“Järjestelmä on helppo- ja nopeakäyttöinen ja koostetut jäsentiedot löytyvät vaivattomasti” kertoo Tuhkiainen. “Järjestelmä parantaa jäsenpalvelun jatkuvuutta ja sujuvuutta sekä tehostaa jäsenpalveluissa toimivien ammattilaisten yhteistyötä, luoden läpinäkyvyyttä toimintaan. Isot odotukset on jopa ylitetty – sen huomaa jo nyt, vaikka järjestelmä ei pitkään vielä käytössä ole ollutkaan”, Tuhkiainen kehuu.

Kokemus järjestösektorin ratkaisujen toimittamisesta paistoi läpi

Projekti sujui suunnitelmien mukaisesti, ja asiakas oli tyytyväinen SC Softwaren kokemukseen järjestötoimialan ratkaisujen tuottamisessa.

“Projekti eteni aikataulussa – nopeasti ja sujuvasti”, toteaa OAJ:n johtava lakimies Erkki Mustonen. “Tarpeemme huomioitiin alusta alkaen. Toimittaja tiesi koko ajan mitä ollaan tekemässä ja osasi ohjata asiakasta hyvin oikeaan suuntaan. Toimittajan kokemus sekä asiantuntemus paistoi läpi koko ajan”.

Mustosen mukaan myös ratkaisun käyttöönotto on sujunut vaivattomasti:

“Järjestelmä tukee jäsenpalveluprosessia hyvin ja se on havaittu käyttäjäystävälliseksi. Käyttäjien keskuudessa ei ole havaittu muutosvastarintaa, vaikka kyseessä on laaja järjestelmä. Uutta opeteltavaa ja uusia toimintatapoja on toki paljon omaksuttavaksi”, Mustonen päättää.

Tutustu asianhallinnan ratkaisuun

Palvelualojen ammattiliitto PAMin järjestöpäällikkö purskahti helpotuksen kyyneliin nähdessään uuden sidosryhmien hallinnan järjestelmän. Työprosessi, joka oli aiemmin vienyt useilta henkilöiltä päiviä, on nyt automatisoitu helppokäyttöiseksi sovellukseksi. On tehty mahdolliseksi asioita, joista on haaveiltu vuosia.

Palvelualojen ammattiliitto kehittää omaa toimintaansa strategiansa mukaisesti lähemmäksi jäseniään. Yksi konkreettinen osa oli uusi sidosryhmien hallinnan tietojärjestelmä, jota käytetään myös PAMin järjestämistoiminnassa. SC Software toteutti PAMille organisaatiorekisteri-tuotteeseen pohjautuvan sidosryhmien hallinnanjärjestelmän käyttäjälähtöisen prosessinsa avulla. Tuloksena saatiin nappiin mennyt ratkaisu, joka helpotti työtä radikaalisti.

“Uusi sidosryhmien hallinnan työväline saatiin käyttöön juuri oivallisessa ajankohdassa, sillä uudistamme organisaatiotamme ja toimintaamme strategialähtöisesti”, kertoo PAMin talousjohtaja Jukka Mattila.

Korkean tuottavuuden ohjelmistokehitys takaa nopean toimituksen

SC Softwaren toimintatapa on ainutlaatuinen koko toimialalla: toimitusprosessissa tilaaja pääsee oikeasti vaikuttamaan järjestelmätoteutuksen lopputulokseen. Tästä huolimatta toimitusprosessi on nopea, sillä automatisoidun sovelluskehityksen ansiosta valmista syntyy nopeasti ja järjestelmän käyttöönottoaikataulu pitää.

Tehokkaan toimituksen ohessa tilaaja pystyy koko ajan seuraamaan, missä vaiheessa projekti on menossa, ja raportoimaan tuloksista johdolle. Väärinkäsitykset, väärinmäärittelyt sekä yhteensopivuusongelmat jäävät lähes kokonaan pois, kun syntyvää järjestelmää pystytään yhdessä evaluoimaan koko toimitusprosessin ajan.

“Perinteisesti tietojärjestelmätoimituksissamme on ensin ollut määrittely, ja joskus sitten vuoden päästä olemme nähneet millainen ohjelma syntyi. Tämä prosessi on ollut erilainen ja tulokset nähdään nopeasti. Olimme alusta asti yhdessä määrittämässä sekä näkemässä, millainen järjestelmä meille rakentuu”, Mattila kuvailee.

“Turhan työn minimointi on työhyvinvointiteko”

Kenttätoiminnan saumaton tuki, ajantasainen näkymä sidosryhmiin ja järjestämiskampanjoihin sekä työprosessien uudistuminen ja automatisoituminen olivat uudistuksen konkreettiset hyödyt. Sidosryhmien hallinnan järjestelmän käyttäjät ovat olleet innostuneita ja sitoutuneita uuditukseen.

“On työhyvinvointiteko minimoida turha työ ja antaa asiantuntijoiden keskittyä heidän ydinosaamiseensa”, kommentoi PAMin tietohallintopäällikkö Tarja Rönkkö. “Meille tärkeitä ovat sujuvat jäsenasiat ja kenttätyö. Henkilöstöresurssit ovat meillä, niin kuin monella muullakin järjestöllä, viety minimiin. Näin ollen työtä tukevien tietojärjestelmienkin pitää vapauttaa resursseja olennaiseen.”

“PAMin on helppo ponnistaa tästä eteenpäin: seuraava tavoitteemme on rakentaa jäsenille helppokäyttöinen itsepalvelukanava. Näin pääsemme kohti digitalisoituja jäsenpalveluja ja edelleen parantamaan toimintaamme”, Mattila päättää.

Tutustu organisaatiorekisteriin

Opetusalan ammattijärjestö OAJ:ssa käsitellään vuosittain tuhansia erityyppisiä organisaation sisäisiä palvelupyyntöjä. OAJ tarvitsi palvelupyyntöjen käsittelyyn toimintaansa mukautetun, yleisesti käytössä olevaa tiketöintiprosessia toteuttavan työvälineen. Organisaation aiemmin käyttämä ratkaisu ei täysin vastannut näihin tarpeisiin, jonka vuoksi sen käyttö jäi laajentamatta tietohallinnon palvelupyyntöjen ulkopuolelle. Tarve uudelle järjestelmälle oli siis selkeä.

SC Software toteutti OAJ:n asiakaskohtaiseen palvelupyyntöjen hallintaan soveltuvan ratkaisun, jossa kaikki tarvittavat sidosryhmät pystyvät vastaanottamaan palvelupyyntöjä ja käsittelemään niitä hallitusti. Järjestelmän tavoitteina oli tukea yhtenäistä käsittelyprosessia sekä olla mahdollisimman helppokäyttöinen ja nopeasti omaksuttava.

Palvelupyyntöjen hallintajärjestelmä automatisoi rutiinityötä

Palvelupyyntöjen hallinnan järjestelmässä käyttäjä kykenee helposti tekemään uuden palvelupyynnön, joka siirtyy automaattisesti käsittelijälle. Järjestelmä ohjaa palvelupyynnöt automaattisesti oikeaan käsittelyjonoon tehtyjen kategoriavalintojen perusteella. Järjestelmä tarjoaa kategoriakohtaiset mallipohjat, joilla varmistetaan laadukkaat palvelupyynnöt. Käsittelyjonoon merkitty käsittelijä näkevät uudet palvelupyynnöt käsittelyjonossaan ja voi poimia ne sieltä käsittelyyn.

Lopputuloksena syntynyt järjestelmä otettiin OAJ:llä käyttöön onnistuneesti.

Tutustu palvelupyyntöjen hallinnan ratkaisuun