Kilpailutushallinta osaksi SC Softwaren hankinnan ratkaisuja

SC Software laajentaa hankinnan ratkaisujaan kilpailutushallinnan toiminnallisuuksilla. Kilpailutushallinta tulee näin kiinteäksi osaksi aiemmin julkaistua toimittaja-asioinnin palvelua. Vastaavasti SoulPro hankinnan johtamisjärjestelmä laajenee operatiivisen kilpailuttamisen toiminnoilla.

”Olemme nyt pari vuotta keränneet ymmärrystä kilpailutusprosessista, jotta järjestelmä tukisi sitä parhaalla mahdollisella tavalla. Olemme sparranneet ja selvittäneet vaatimuksia tiiviissä yhteistyössä hankinnan ja kilpailutuksen ammattilaisten kanssa”, kertoo SC Softwaren toimitusjohtaja Tiina Vestman. ”Vaatimusmäärittelyt ovat nyt loppusuoralla ja järjestelmän konsepti on valmistumassa”.

”Näemme kilpailutuksen kiinteänä osana hankintaprosessia”, jatkaa SC Softwaren vanhempi konsultti Tuomo Peltola. ”Kilpailutus tulee hoitaa tehokkuuden ja prosessien virtaviivaisuuden vuoksi samassa järjestelmässä, ei erillisessä siilojärjestelmässä”.

”SoulPro -taustajärjestelmä ja toimittaja-asiointipalvelu toimivat luonnollisina alustoina, joihin kilpailutushallinnan toiminnallisuudet rakennetaan. Näin kilpailutus hoituu sulavasti osana hankintaprosessia, ja toimittajan osuus tapahtuu yhdeltä luukulta sähköisen asioinnin kautta”, Peltola päättää.

Tutustu SoulPro hankintajärjestelmään



Tiina Vestman

CEO / Myynti tiina.vestman[at]scsoftware.fi +358 50 561 4453

Ota yhteyttä tai varaa esittely!

SC Software kehitti toimittaja-asiointipalvelun SoulPro-hankintajärjestelmän oheen

Hankintojen johtamisjärjestelmä SoulPro:n yhteyteen kehitetty toimittaja-asiointi on palvelu, jonka avulla tuotteita ja palveluita tarjoavat toimittajat pääsevät osaksi hankkivan organisaation toimittajayhteistyön prosesseja itsepalveluna. Hankkivalle organisaatiolle toimittaja-asiointi sekä SoulPro-hankintajärjestelmä mahdollistavat tehokkaan toimittajayhteistyön johtamisen ja toimittajaportfolion hallinnan, lisäten merkittävästi toimittajavuorovaikutusta.

Toimittaja näkee asiointipalvelussa omaan organisaatioonsa liittyvät hankinnat, sopimukset, reklamaatiot ja muut reagointia vaativat toimenpiteet, kuten itsearvioinnit. Lisäksi toimittaja voi käydä näihin liittyvää viestinvaihtoa hankkivan organisaation kanssa suoraan asiointipalvelussa. Hankkiva organisaatio pystyy vastaavasti hoitamaan toimittajiinsa liittyviä tehtäviä ja viestintää asiointipalvelun kautta mm. avaamalla toimittajalle reagointia vaativia toimenpiteitä sekä käymään viestintää esimerkiksi hankintoihin, sopimuksiin tai reklamaatioihin liittyen.

SoulPro toimittaja-asiointi mahdollistaa toimittajiin liittyvän työn virtaviivaistamisen – kun toimittajiin liittyvä viestintä ja toimenpiteiden edistäminen onnistuu keskitetysti asiointipalvelussa, tieto on saatavilla kaikille hankkivassa organisaatiossa, eikä se katoa yksittäisten henkilöiden sähköposteihin. Samalla rutiinitöitä, kuten toimittajan perustietojen päivittämisiä, voi ulkoistaa suoraan toimittajalle. Näin hankkiva organisaatio säästää aikaansa korkeamman prioriteetin asioihin. Kokonaisuutena palvelu tarjoaa luotettavan ja tietoturvallisen työskentely-ympäristön toimittajan ja hankkivan organisaation välille.

Toimittaja-asiointi on kehitysaskel kohti täysin digitalisoitua hankintaprosessia

Toimittaja-asiointi on osa SoulPro hankintojen johtamisjärjestelmää, joka tukee kokonaisvaltaisesti hankintojen, toimittajien sekä sopimusten hallintaa ja johtamista:

”Tällä hetkellä näemme, kuinka hankintaorganisaatioissa työskentelevien asiakkaidemme aikaa kuluu toimittajayhteistyöhön liittyviin manuaalisiin tehtäviin, jotka hoidetaan sähköpostien välityksellä”, kuvailee SC Softwaren vanhempi konsultti Tuomo Peltola. ”Toimittaja-asioinnin kautta on mahdollista osallistaa strategiset toimittajat kumppanuuden kehittämiseen ja tarjota heille ajantasainen näkymä kumppanuuden tilannekuvaan.”

”Toimittajien saaminen itsepalvelun piiriin on yksi kehitysaskel kohti kauttaaltaan digitalisoitua hankintaprosessia. Pyrimme jatkuvasti virtaviivaistamaan työnkulkuja, keskittämään tietoa ja tekemään siitä entistä läpinäkyvämpää ja yhteistä hankintoihin osallistuville tahoille. Näin mahdollistetaan tehokas hankintojen läpivienti sekä prosessin tuottaman datan katkeamaton kerääminen”, Peltola päättää.

Tutustu SoulPro hankintajärjestelmään



Tiina Vestman

CEO / Myynti tiina.vestman[at]scsoftware.fi +358 50 561 4453

Ota yhteyttä tai varaa esittely!

Kysymyksiä ja vastauksia: SoulPro hankintojen johtamisjärjestelmä

SoulPro hankintojen johtamisjärjestelmän esittelywebinaarissa saimme kuulijoiltamme hyviä kysymyksiä, joihin vastaamme tässä artikkelissa.

Onko kyse järjestelmästä vai SaaS-palvelusta?

– Molemmat toimitustavat on saatavilla. Ratkaisu voidaan tarjota asiaakkaalle käyttöön joko palveluna toimittajan pilviympäristöstä (SaaS) tai asiakaskohtaisena toimituksena asiakkaan itse hallinnoimaan ajoympäristöön. Molemmat toimitustavat mahdollistavat tarvittavat asiakaskohtaiset räätälöinnit.

Integroituuko SoulPro muihin järjestelmiin?

– Kyllä. Järjestelmä on suunniteltu siten, että se voidaan integroida asiakkaan ICT-ympäristöön tehokkaasti. Tavallisia integraatioita ovat asiakkaan sisäiset järjestelmät, kuten asianhallinta, taloushallinta, BI-työvälineet, jne. Ratkaisu on myös integroitu valmiiksi ulkoisiin, kolmannen osapuolen ratkaisuihin, kuten Vastuu Groupin Luotettava Kumppani -tilaajavastuupalveluun, Alma Talentin tietopalvelurajapintoihin ja Microsoft Teamsiin.

Voidaanko hankinnan elinkaarihallintaa saattaa yhteen tuotteen elinkaarihallinnan järjestelmien kanssa?

– Vaikka asiakastoteutusesimerkkejä meillä ei tästä vielä ole, on tämä kysymys tullut meillä muutamaan kertaan vastaan ja olemme siten pohtineet hankintojen johtamisjärjestelmän roolia tässä yhteydessä. Hankintatietoon on mahdollista tuoda tietoa tuoterakenteesta, joka mahdollistaa hankintojen, sopimusten ja toimittajien tarkastelun tuoterakenteen kautta. Ja mikäli tuotehallinnassa on informaatiota esimerkiksi tiettyjen konfiguraatioelementtien käyttöiästä, voidaan tämä tieto valuttaa uusien hankintojen suunnitteluherätteeksi ja seurata tulevia hankintoja tätä kautta.

Onko mahdollista erikseen määritellä hankintakohtaisesti hankinnan läpimenoaikaa?

– On. Jokaisen hankinnan läpimenoaika voidaan määritellä hankintakohtaisesti erikseen. Järjestelmällä voidaan myös hallinnoida erityyppisiä hankintoja, kuten kevennettyjä kilpailutuksia puitesopimuksien sisällä, tai hankintoja, jotka eivät sisällä kaikkia perushankinnan vaiheita. Aikataulutuksen apuna voidaan myös hyödyntää ennustavaa tekoälyalgoritmia.

Onko kilpailutusprojekti mahdollista suorittaa toimittajien suuntaan järjestelmän kautta?

– Kilpailutushallinnan toiminnallisuudet ovat tällä hetkellä kehitteillä. Lue lisää: Kilpailutushallinta osaksi SC Softwaren hankinnan ratkaisuja

Onko teillä kansainvälisiä referenssejä B2B-maailmasta?

– On kansainvälisesti toimivien suomalaisasiakkaiden kautta, esimerkiksi Neova (ent. Vapo). Järjestelmä tukee myös monikielisyyttä.

Jäikö kysyttävää?

Asiantuntijamme keskustelevat mielellään, ota yhteyttä!

Tutustu SoulPro hankintajärjestelmään



Tiina Vestman

CEO / Myynti tiina.vestman[at]scsoftware.fi +358 50 561 4453

Ota yhteyttä tai varaa esittely!

Nostoja SC Softwaren hankinnan aamiaisseminaarista

SC Softwaren järjestämä hankinnan aamiaisseminaari herätti paljon innostunutta keskustelua tulevaisuuden teknologioiden roolista hankintatoiminnan tukena. Kokosimme poimintoja vieraspuhujiemme mielenkiintoisista esityksistä – näkemyksiään jakamassa olivat Antti Kojola (Business Development Director, Gartner), Ari Erkinharju (hankintajohtaja, Espoon kaupunki), Tomi Nieminen (Analytics Expert, ProAnalytics), Veera Lavikkala (hankintakeskuksen kehittämispäällikkö, Espoon kaupunki) ja Tuomo Peltola (Senior Consultant, SC Software ).

Hankintatoiminnan monimutkaisuus aiheuttaa kuilun organisaatiojohdon, hankintayksiköiden ja asiakkaiden välille

Gartnerin Antti Kojola listasi huomioitaan hankintatoiminnan yleisistä haasteista. Kojolan mukaan hankinta on organisaation vaikeimpia tehtäviä, sillä siinä on tunnettava sekä oma että ulkopuolinen maailma ja niiden vaikutukset toimitusketjuun. Hankintapäätöksiin on lisäksi vaikuttamassa suuri joukko ihmisiä, mikä monimutkaistaa ja hidastaa hankintojen toteutumista. Useasti myös sidosryhmät mieltävät hankintayksiköt ”säästöorganisaatioina”, eikä hankinnan strategista roolia ymmärretä. 

”Tarvitaan luottamus, joka mahdollistaa tekemisen. Tekemisen tulokset taas vahvistavat luottamusta”, Kojola toteaa.

Hankintatoiminnan digitalisaatiota ei osata toteuttaa käytännössä

Kojola avasi havaintojaan myös hankintatoiminnan digitalisaatioon liittyen. Kojolan mukaan hankintaorganisaation johto intoilee usein uusista teknologioista, mutta operatiivisen tason suunnitelma jää puuttumaan eikä digitalisaatio näin ollen etene odotetulla tavalla. Organisaatioissa ei siis käytännössä tiedetä, miten haluttuun lopputulokseen päästään.

Kojola peräänkuuluttaa myös yksilöiden merkitystä hankinnan digitalisaatiossa:

”Tulevaisuudessa pärjäävät ammattilaiset, jotka osaavat pelata osana tiimiä ja valjastaa teknologian oman kehittymisensä välineeksi.”

Huolella määritellyt prosessit ovat hankinnan digitalisoitumisen edellytys

Espoon kaupungin esitykset sivusivat prosessimäärittelyn merkitystyä hankinnan digitalisaatiossa. Hankintatoimen kehityksen saralla menestyneen Espoon kaupungin Ari Erkinharju toteaa, ettei tietojärjestelmät itsessään ole ratkaisuja hankintatoiminnan tehostamiseen. Sen sijaan taustalla täytyy olla hyvin määritellyt prosessit, joita sähköinen järjestelmä tukee.

Erkinharju listaa digitalisaation vaikutuksia Espoon hankintatoimintaan:

”Espoossa hankintatoimen prosessikehityksen myötä hankintojen valmisteluaika on lyhentynyt, uudet työntekijät kykenevät itsenäiseen työhön nyt kolmen kuukauden sijasta kolmessa viikossa, työtyytyväisyys on erittäin korkea ja poissaolot ovat pienemmät kuin Suomessa keskimäärin.” 

Prosessiin mukautuva järjestelmä mahdollistaa tiedolla johtamisen

Espoon kaupunki on tuonut näkyvästi esille tiedolla johtamisen periaatettaan hankintatoiminnan lähtökohtana. Käytännössä useista lähteistä koostuvasta datasta saadaan kokonaiskuva, joka mahdollistaa päätöksenteon perustuen tietoon näppituntuman sijasta. 

”Järjestelmä luo läpinäkyvyyttä hankintatietoon ja mahdollistaa ajantasaisen ja jatkuvasti rikastuvan tiedon tarkastelun. Näin ollen hankintoja on mahdollista hallita kokonaisuutena”, tiivistää SC Softwaren Tuomo Peltola.

Keskitetty tieto mahdollistaa myös erilaisten hankinnan sidosryhmien palvelun. Espoon kaupungin Veera Lavikkala demonstroi Espoon tarjoamaa Tilaajapalvelua:

”Järjestelmän integraatiot mahdollistavat palveluntarjonnan eri käyttäjäryhmille. Esimerkiksi Espoon kaupungin Tilaajapalvelun avulla hankinnan ammattilaiset voivat tehdä hakuja kaupungin sopimuksista, toimittajista sekä tilausohjeista.”

Tekoäly tukee hankintapäätösten tekoa  

Tekoälyn mahdollisuuksia hankintatoiminnassa havainnollisti ProAnalyticsin Tomi Nieminen. Niemisen mukaan hankintatoiminnasta kerääntyvä data yhdistettynä oppiviin algoritmeihin mahdollistaa syvemmän ymmärryksen saamisen sekä tulevaisuuden ennusteet, joita voidaan hyödyntää päätöksenteossa.  

”Datan avulla voidaan vastata neljän tason kysymyksiin: mitä on tapahtunut, miksi tapahtui, mitä tulee tapahtumaan ja mitä pitäisi tehdä. Tekoäly tulee kuvioon toisella tasolla. Käytännön esimerkkejä tekoälyn soveltamisesta ovat esimerkiksi kysynnän ennakointi tuotannonsuunnittelussa sekä hankinnan keston arviointi toimialoittain tai hankintakategorioittain”, kiteyttää Nieminen.



Tiina Vestman

CEO / Myynti tiina.vestman[at]scsoftware.fi +358 50 561 4453

Ota yhteyttä tai varaa esittely!

Espoon kaupunki voitti LOGY:n Vuoden hankintaorganisaatio -palkinnon

Suomen Osto- ja Logistiikkayhdistys LOGY ry on julkistanut vuoden hankinta- ja logistiikkapalkintojen voittajat. Vuoden hankintaorganisaatioksi on valittu Espoon kaupunki, joka on tehnyt määrätietoisesti kehitystä hankintaprosessiensa saralla.

LOGY:n arvion mukaan Espoo on tehnyt sekä Suomessa että kansainvälisessä mittakaavassa merkittävää työtä hankintatoimen kehittämisen eteen. Voitto ei ole ensimmäinen laatuaan, sillä vuonna 2019 Espoon kaupunki palkittiin myös Vuoden Julkisten Hankintojen Kehittäjä -palkintolla Hankintapäivät -tapahtumassa Tampereella. Espoon hankintakeskuksen menestyksekästä toimintaa luotsaa hankintajohtaja Ari Erkinharju.

Espoon kaupungin hankintakeskuksen kehittämispäällikkö Veera Lavikkala.

SoulPro tukee Espoon hankintaprosessia

”Espoossa on ymmärretty hankinnan strateginen merkitys. Prosessien kehityksen eteen on tehty huikea määrä töitä”, kommentoi LOGY:n palkitsemistilaisuutta paikan päällä seurannut SC Softwaren toimitusjohtaja Tiina Vestman. SC Softwaren toimittama SoulPro hankinnan johtamisjärjestelmä otettiin käyttöön Espoossa toukokuussa 2019, ja lisäkehityksiä on tekeillä parasta aikaa.

”Olemme ylpeitä siitä, että saamme tehdä yhteistyötä Espoon kaltaisen edelläkävijän kanssa. Järjestelmätoimittajana on helppo tehdä rinnalla oma työnsä, kun asiakkaalla on selkeä visio, rohkeutta ja vahvaa osaamista”, iloitsee Vestman.



Tiina Vestman

CEO / Myynti tiina.vestman[at]scsoftware.fi +358 50 561 4453

Ota yhteyttä tai varaa esittely!

Hankintalainsäädäntö ei estä julkisen sektorin toimittajayhteistyön kehittämistä – lue ite wikin artikkeli!

”SoulCore on tuotteistanut hankinta-,  sopimus- ja toimittajahallinnan prosessien tueksi SoulPro-ratkaisun, jonka asiakkaita ovat muun muassa Espoon kaupunki ja Vapo”. 

Ite wiki on julkaissut asiantuntijahaastattelun (3.12.2019), jossa kehityspäällikkömme Tuomo Peltola kertoo toimittajien elintärkeästä roolista osana hankintaketjua:

”Isoilla organisaatioilla toimittajamäärät voivat nousta tuhansiin. Sellaista toimittajamassaa ei pysty hallinnoimaan, ellei toimittajien merkitys hankintayksikölle ole selvillä.” Tuomo Peltola, kehityspäällikkö, SC Software

Lue koko artikkeli ite wikin blogista!



Tiina Vestman

CEO / Myynti tiina.vestman[at]scsoftware.fi +358 50 561 4453

Ota yhteyttä tai varaa esittely!

Julkiset hankinnat – keino vaikuttaa myös hallitusohjelman toteutumiseen

Tiina Vestman
CEO


”Olisiko jo aika tunnistaa julkisten hankintojen potentiaali strategisena työkaluna? Jos jokaisessa kaikkien Suomen hankintayksiköiden puolen miljoonan euron arvoisessa hankintasopimuksessa olisi pitkäaikaistyöttömän tai vaikeasti työllistettävän henkilön työllistämistä koskeva ehto, olisi teoriassa mahdollisuus saada aikaan 70 000 määräaikaista työ- tai vaikkapa oppisopimusta. Aika lähellä viime päivinä hallitusneuvotteluissa keskusteltua tavoitetta, eikö?” Kysyy Katariina Huikko blogikirjoituksessaan.

Hankinnan vaikuttavuuden kasvattaminen yhden organisaation sisällä on ollut meillä itsestään selvä tavoite jo pitkään, mutta Katariinan blogikirjoitusta lukiessa tajusin, että julkisissa hankinnoissa on avaimet myös laajempaan vaikuttamiseen.

Hankinta on organisaation strateginen prosessi

Hankintatoimen vaikuttavuutta edistää eniten se, että hankinta määritellään yhdeksi organisaation strategisista prosesseista. Myös julkishallinnossa ollaan heräämässä tähän ja hankinta on nousemassa strategisten prosessien joukkoon, missä Espoon kaupunki on edelläkävijä.

Olemme viimeiset vuodet seuranneet markkinaa ja kuunnelleet seminaaripuheenvuoroja hankinnan strategisesta merkityksestä. Olemme tehneet töitä digitalisoimalla isojen organisaatioiden hankinta-, toimittajanhallinta- ja sopimushallintaprosesseja. Olemme vierailleet mm. useiden korkeakoulujen hankintakoulutuksissa puhumassa asian puolesta. Nyt viimein alkaa tuntumaan siltä, että aihe on siirtymässä seminaaripuheenvuoroista käytännöksi.

Hankintaosaamista voidaan edistää digitaalisilla ratkaisuilla

Myös hallitusohjelmaan on kirjattu vaatimus hankintaosaamisen kehittämisestä. Hankintaosaamista ja strategisen hankinnan prosesseja voidaan jalkauttaa toimivilla digitaalisilla työvälineillä. Tästä puhuimme tällä viikolla Espoon kaupungin hankintatoimen kanssa. Hankintaprosessin kehittäminen ja jalkauttaminen digitaalisin työvälinein on helpottanut heillä merkittävästi uusien aloittavien hankinta-asiantuntijoiden oppimista ja työskentelyedellytyksiä. Perehtymis- ja haltuunottovaiheen pituus on lyhentynyt kuukausista viikkoihin.

Vaikuttavuuden arviointiin tarvitaan digitaalisia ratkaisuja

Hallitusohjelman tavoitteena on osallistava ja osaava Suomi – sosiaalisesti, taloudellisesti ja ekologisesti kestävä yhteiskunta. Julkiset hankinnat pitää ehdottomasti nähdä yhtenä strategisena työkaluna myös hallituksen tavoitteiden, kuten työllisyystavoitteiden saavuttamisessa.

Hankintatoimi tarvitsee työvälineet, joilla pystytään tehokkaasti johtamaan, jalkauttamaan ja mittaroimaan hankintasalkkua vaikuttavuuteen liittyvien kriteerien osalta. Yksittäinen hankita pitää arvioida näiden vaikuttavuuskriteerien osalta jo hankinnan suunnitteluvaiheessa, jolloin haluttuja strategisia tavoitteita voidaan edistää tehokkaammin. Vaikuttavuutta on pakko mitata jokaisen hankinnan tasolla, jos karkean näppituntuman sijaan halutaan saada aitoa dataa hankintojen vaikuttavuudesta.

Kuva: SoulPro -hankinnan kokonaisratkaisu, vaikuttavuusarviointi

Vaikuttavuuden arviointi on elinkaariprosessi

Hankintavaiheen aikaisen vaikuttavuusarvioinnin ja tavoitteiden asettamisen lisäksi vaikuttavuutta pitää pystyä arvioimaan ja seuramaan myös sopimuskaudella. Hankintojen vaikuttavuus on nousemassa esim. kuntasektorilla kaupunginjohdon kiinnostuksen kohteeksi. Tietoja kysytään usein ja monesti tieto tarvitaan heti.

Tavoitteiden toteutumisen seuranta ja vaikuttavuuksista raportointi on mahdollista, kun dataa kerätään rullaavasti hankintavaiheesta aina sopimuskauden loppuun saakka. Strategiset tavoitteet ja mittarit on pystyttävä määrittelemään digitaalisesti, jolloin ne ohjaavat koko hankintasalkkua. Digitaalisella ratkaisulla voidaan varmistaa, että tiedot ovat käytettävissä ja näin saadaan milloin tahansa ulos reaaliaikainen tilannekuva hankintojen vaikuttavuuksista. Vaikuttavuuden tilannekuvaa voidaan myös rajata ja tarkastella esim. tietyn toimialan, hankintatyypin tai aikajänteen näkökulmasta.

Tämä kaikki mahdollistaa myös hankinnan vaikuttavuuden vuosittaisen tarkastelun Samalla tulevien kausien suunnittelua voidaan peilata edellisten vuosien tavoitteisiin ja toteumiin.

Kuva: SoulPro -hankinnan kokonaisratkaisu, vaikuttavuusseuranta



Tiina Vestman

CEO / Myynti tiina.vestman[at]scsoftware.fi +358 50 561 4453

Ota yhteyttä tai varaa esittely!

Ajatuksia hankintasopimuksista

Jari Kauppi

Senior Consultant


Millainen on hyvä sopimus? Hyvä kysymys! Palataan siihen vasta jutun lopussa tarkemmin.

Sopimuksia on erilaisia. On vuokrasopimuksia, työsopimuksia, hankintasopimuksia, jne. Nyt käsittelemme kuitenkin vain hankintasopimuksia. Perusperiaate on kuitenkin, että sopimus on vähintään kahdenvälinen, joissain tapauksissa sopijapuolia on paljon enemmänkin. Perusperiaatteet ovat kuitenkin samat kaikissa sopimuksissa.

Suurin osa ihmisistä on varmasti lukenut sarjakuvia ja nähnyt, että niissäkin on joskus käsitelty sopimusasioista. Muistan aina jutun, jossa Roope Ankan periviholliset, Karhukoplan konnat, huijasivat Roopelta allekirjoituksen paperiin, josta oli varsinainen sopimusteksti piilotettu paperia taittamalla. Roope menetti paperin allekirjoitettuaan hetkeksi valtavan omaisuutensa. Valitettavasti tämä toteutuu toisinaan myös ihan tosielämässäkin, ainakin periaatetasolla. Sarjakuvissa sopimus on monesti huijaamisen synonyymi, mistä lieneekään moinen ajatus saanut esimerkkiä…

Millainen on hyvä ja toimiva hankintasopimus? Ei ainakaan edellä kuvatun kaltainen. Huonon sopimuksen luonnetta ja taustoja on helppo kuvata. Huono sopimus on yksipuolinen ja tuottaa hyvää ainoastaan toiselle sopijapuolelle, se on siis alistava. Tällaisissa sopimuksissa on usein varmuuden vuoksi mukana kaikki mahdolliset ehdot ja asiat maan ja taivaan väliltä. Sellaisetkin, jotka eivät edes koske sopijapuolten välisen sopimisen asioita. IT-sopimuksissa tällaisista esimerkkinä ehdot, jotka koskevat kaikkea mahdollista, työasematuesta konesalipalveluihin ja pilvipalveluihin. Siitäkin huolimatta, että sopimuksella ei toimiteta puoliakaan siitä, mistä ehtoja on mukana. Näin jää mahdollisuus tehdä tulkintoja tilanteissa, joita ei ole huomioitu ja niissä tilanteissa sama osapuoli on aina se häviäjä. Useimmiten kyse on tosin laiskuudesta (kiire tekosyynä) kuin tarkoitushakuisesta toiminnasta.

””Huono sopimus on yksipuolinen ja tuottaa hyvää ainoastaan toiselle sopijapuolelle, se on siis alistava.”

Tiukan ja mustavalkoisen tulkinnan mukaan toimittava osapuoli voi joutua vastuuseen asioista, joita se ei edes toimita vastaanottavalle osapuolelle. Usein koko maailman kattavat sopimusehdot ovat mukana, koska jompikumpi sopijapuoli pääsee itse tällä tavoin vähällä. Varmuuden vuoksi sisällytetään kaikki kun ei haluta tai ei ole aikaa yksilöidä oikeita tapauskohtaisia sopimusehtoja. Tätä hyödynnetään myös tosi tehokkaasti julkisissa kilpailutuksissa, joissa saatetaan tarjouspyynnön mukaan laittaa varmuuden vuoksi kaikki mahdolliset ehdot. Näin toimitaan riippumatta siitä, ovatko ehdot mitenkään relevantteja kyseisessä kilpailutuksessa. Todellisuudessa niistä on enemmän haittaa kuin hyötyä. Pitää muistaa, että jokaisella sopimusehdolla on hinta. Aivan, jokainen ehto on lopulta kustannuskomponentti, ihan konkreettinen rahallinen arvotekijä.

Moni sopimusehto muodostaa sopimusosapuolelle riskin, jolle annetaan perustellustikin hinta. Helposti ymmärrettävä esimerkki on SLA-vaatimus, sellaisen ylimitoittamisella saa hyvin nopeasti kustannustason kauaksi tavoitellusta. Joissain lakimiestyön taidonnäytteissä olen nähnyt uskomattomiakin kiertoilmaisuja, joiden kautta kaikki asiakasosapuolen vastuiden ja velvollisuuksien laiminlyönnit voidaan katsoa toimittavan osapuolen syyksi ja korvausvelvollisuuden piiriin. Aivan, toimittava osapuoli tulee korvausvelvolliseksi, jos asiakas laiminlyö omia velvollisuuksiaan. Perusteena yleisesti se, että valveutuneen toimittajan velvollisuus on seurata asiakkaan velvollisuuksien täyttymistä, omiensa lisäksi.

”Usein koko maailman kattavat sopimusehdot ovat mukana, koska jompikumpi sopijapuoli pääsee itse tällä tavoin vähällä.”

Kuten aina, tästäkin asiasta voisi paasata pitkäänkin. Nyt on kuitenkin pakko vetää yhteen ja hakea edes osittaista vastausta jutun alussa esitettyyn kysymykseen: Millainen on hyvä sopimus?

Minusta hyvä sopimus on kannattava molemmille sopijapuolille. Hyvä sopimus ei perustu toisen osapuolen kyykyttämiseen, yksipuoliseen sanelupolitiikkaan tai suoranaiseen pelotteluun. Hyvässä sopimuksessa molemmilla sopijapuolilla on oikeuksia, mutta myös velvollisuuksia ja vastuita. Hyvä sopimus on konkreettinen ja helppolukuinen – sopimuksen sisällön ymmärtävät erityisesti kaikki muut kuin juristit. En dissaa juristeja tällä, heillä riittää kyllä työsarkaa juridiikan kanssa ja se onkin heidän alueensa jatkossakin. Pointtini on se, että varsinainen sopimuksen substanssisisältö tulisi olla periaatteessa kenen tahansa ymmärrettävissä. Periaate, että ”muutkin kuin sopimusta vuoden neuvotelleet ymmärtävät”, toimii tässä ohjenuorana.

Hyvän sopimuksen ominaisuuksia on paljon muitakin. Oleellista on se, että sopimuksen sisältö on ymmärrettävä ja itse sopimus on myös johdettavissa, kuten mikä tahansa tekeminen. Hyvä sopimus on aina myös kompromissi. Kompromissi, josta on kuitenkin molemmille sopijapuolille hyötyä. Kannattava liiketoiminta on yhteistyön perusedellytys, aina. Sopimusten tulee olla lähtökohta sille.

Tutustu SoulPro hankintajärjestelmään



Tiina Vestman

CEO / Myynti tiina.vestman[at]scsoftware.fi +358 50 561 4453

Ota yhteyttä tai varaa esittely!

Ajatuksia julkisista hankinnoista

Julkiset hankinnat herättävät intohimoja, jokaisella on oletettavasti mielipiteitä ja näkemyksiä niistä. Yleensä julkisista hankinnoista uutisoidaan, kun jotain on mennyt pieleen. Niissä täytyy siis olla jotain kiintoisaa!

Alkuun lukijalle yleishuomio tekstistä koskien termiä “hankintayksikkö”. Termillä tarkoitetaan julkisten hankintojen yhteydessä kilpailuttavaa organisaatiota/yhteisöä, ei organisaation sisällä olevaa hankintaosastoa tai vastaavaa organisaation osaa.

Julkisiin hankintoihin liittyy valtava määrä kaupunkilegendan kaltaisia väittämiä. Yleisimmät niistä liittyvät hintaan tai lopputuloksen valitsemiseen arpomalla.

Alla joitain esimerkkiväittämiä:

  • Aina pakko ottaa se halvin!
  • Ainoastaan hinnalla on merkitystä!
  • Et voi käytännössä vaikuttaa lopputulokseen!
  • Et voi kilpailuttaa sitä mitä oikeasti tarvitset!

Tuossa vain pintaraapaisu legendoista. Julkiset hankinnat ovat väärin ymmärrettyjä monessa mielessä, mutta on kritiikillekin sijaa. Mikä ero julkisella hankinnalla ja ”yksityisellä” hankinnalla lopulta on?

Julkisista hankinnoista on olemassa EU-säädöksiin pohjautuva hankintalaki, jonka raameissa hankinnat tulee tehdä. Yksityisellä puolella käytännön mekanismit, kuten markkinakartoitus ja kilpailuttaminen, ovat ihan samoja. Yksityissektorin hankintoja ei samaan tapaan lailla suoranaisesti säädellä, toki mm. hyvien kauppatapojen mukainen toiminta olisi tietysti suotavaa niissäkin.

Yksi suurimmista ongelmista julkisissa hankinnoissa liittyy ikuisuusongelmaan, jonka nimi on kiire. Kiire on tunnetusti kaiken järjellisen tekemisen pahin vihollinen. Kiireestä johtuen tarpeen määrittelyn laatu kärsii, hankintamenettelynä käytetään usein nopeinta mahdollista ja tarjoajien kanssa kommunikointi pidetään mahdollisimman minimaalisena. Näin varmistetaan, että hankinta tulee tehdyksi ilman kattavaa tietoa markkintatarjoomasta ja asiaan liittyvästä muusta tiedosta. Hankintayksikön kannalta ei ole tässä tapauksessa positiivinen asia, että hankinnasta tulee “meidän näköinen”.

Edellä kuvattu toimintatapa johtaa väistämättä tilanteeseen, jossa kilpailutusvaiheen tarve- ja vaatimusmäärittelyt eivät ole optimaaliset eikä markkinoilta löytyvällä tarjonnalla voi välttämättä täyttää niitä järkevällä tavalla. Yksinkertaisesta tarpeesta voi tulla tarpeettoman monimutkainen toteutus. Monimutkainen on harvemmin kokonaistaloudellisesti järkevin ratkaisu. Muutenkin, edellä kuvatussa skenaariossa kytee kylmän sodan ainekset. Toimituksesta voi tulla jäätävä suoritus, kun osapuolilla on eri vaatimusten toteuttamistavoista pahasti eriävät näkymykset. Mikä parasta (tai pahinta), kumpikaan osapuoli ei ole edes väärässä.

”Kiireestä johtuen tarpeen määrittelyn laatu kärsii, hankintamenettelynä käytetään usein nopeinta mahdollista ja tarjoajien kanssa kommunikointi pidetään mahdollisimman minimaalisena.”

Hankintaprosessin alussa tehdyt mutkien oikaisut ja kiireet pilaavat koko lopputuloksen, mukaan lukien hankinnan kohteen toteutuksen. Hankintayksikkö ei saa alun perin tarkoittamaansa tai ajattelemaansa lopputulosta. Ajatus oli kyllä oikea, mutta sitä ei saatu kuvattua määrittelyksi saakka ja siitä alkoi alamäki. Ja kun se huomataan, ollaan prosessissa jo liian pitkällä. Harva uskaltaa painaa jarrua tässä vaiheessa. Sitten voikin todeta pelonsekaisin tuntein ”antaa mennä, kun on alamäki taas”.

Toinen lopputuloksiin vaikuttava oleellinen asia on hankintalain soveltamisen puuttuminen. Hankintalaki on raami, jonka puitteissa hankintayksikkö voi toimia. Laki on melko yksinkertainen, sen asettamat konkreettisimmat raamit ovat hankintojen euromääräiset kynnysarvot sekä tietyt määräajat. Loppu onkin sitten lain soveltajan hyödynnettävissä.

Hankintalakiin nihilistisesti suhtautuminen johtaa helposti siihen, että koko hankintaprosessissa suurin osa ajasta ja energiasta kuluu muuhun kuin hankinnan kohteen miettimiseen. Varmistellaan, ettei tarjouspyynnön tekstin muotoilussa tai sisällössä ole mitään sellaista, josta voisi edes teoriassa antaa syitä vetää kilpailutus Markkinaoikeuteen. Moni täydellisesti oppikirjan mukaan läpi viety hankintaprosessi ei ole johtanut toivottuun lopputulokseen edellä kuvatuista syistä. Lakia tulee noudattaa, mutta olisi suotavaa yrittää soveltaa sen suomia uusiakin mahdollisuuksia, esim. innovaatiokumppanuus. Hankintoja myös suositellaan viemään läpi pienempinä kokonaisuuksina, ei ole pakko kilpailuttaa vuosien toteutusprojektia vaativaa kokonaisuutta.

”Hankintalakiin nihilistisesti suhtautuminen johtaa helposti siihen, että koko hankintaprosessissa suurin osa ajasta ja energiasta kuluu muuhun, kuin hankinnan kohteen miettimiseen.””

Kaiken kaikkiaan jokainen hankinta tulisi tarkastella tapauskohtaisesti. Monesti kilpailutetaan muutaman vuoden välein saman kaltaisia asioita samalla kaavalla kuin aiemminkin. On syytä kuitenkin muistaa, että maailma ja tarjooma markkinoilla on kovasti muuttunut edellisestä kerrasta. Neljä vuotta sitten toiminut kilpailutusmenetelmä ja -sisältö ei välttämättä vastaa tätä päivää enää ollenkaan.

Hankintalaki pitäisi uskaltaa nähdä työkalupakkina, josta hankinnan suunnittelun alkumetreillä valitaan parhaiten soveltuvat välineet työn suorittamiseksi. Mitä hämärämpi kilpailutuksen kohde on hankintayksikölle, sitä enemmän markkinoilta tulisi etsiä ja pyytää tietoa. Aikaa on myös syytä varata reippaasti. Ja se kommunikaatio, hankintalaki ei kiellä keskustelemasta avoimesti hankintojen kohteista markkinoilla olevien tarjoajien kanssa tiettyyn prosessin pisteeseen saakka.

Yksi selittävä tekijä intoon nojautua hankintalakiin ja toteuttaa sitä “varman päälle” on varmastikin pelko joutua Markkinaoikeuteen. Tilastojen valossa ei ole ihme. Kurkataan Markkinaoikeuteen tehtyjä julkisia hankintoja koskevia oikaisupyyntöjä eli valituksia (Lähde: Markkinaoikeuden vuositilastot)

  • Vuosi 2016, 426 kpl
  • Vuosi 2015, 524 kpl
  • Vuosi 2014, 590 kpl

Yleensä muiden EU-maiden yhteenlaskettu valitusmäärä ei ylitä Suomen lukuja. Suomessa valitusherkkyys on ihan omaa luokkaansa. Tämä on varmasti osasyynä siihen, ettei lakia yritetäkään tulkita kovin innovatiivisesti. Hankintalain yksi tunnettu pilkkanimitys onkin ”kiusantekolaki”, mistähän moinen nimi lieneekään tullut…

”Yksi selittävä tekijä intoon nojautua hankintalakiin ja toteuttaa sitä varman päälle on varmastikin pelko joutua Markkinaoikeuteen.”

Itsekin julkisten hankintojen kanssa töitä tehneenä tunnustan, ettei kilpailuttaminen ihan yksinkertainen asia ole. Mutta kuten kaikessa tekemisessä, korostuu tässäkin organisaation sisäinen tiivis yhteistyö. Ilman sitä ei hankinnoissa voi onnistua. Eikä koskaan voi korostaa liikaa kommunikointia yhteistyökumppanien ja markkinoiden suuntaan. Osaamisesta on tottakai myös kyse. Toivottavasti julkiset hankintayksiköt jatkavat panostusta hankintaosaamiseen, vaikka säästöpaineita kaikilla onkin. Hankintojen maailma on muuttunut pysyvästi monimutkaisemmaksi, osaamiseen tulee panostaa koko ajan enemmän ja enemmän jos aikoo pysyä mukana vauhdissa.

Luin aiemmin viikolla Länsiväylä-lehdestä (n:o 71) jutun Espoo kestävien ja innovatiivisten hankintojen edelläkävijäksi, kirjoittajina Espoon kaupunginhallituksen 1. varapuheenjohtaja Tiina Elo sekä ympäristölautakunnan puheenjohtaja Kaarina Saramäki. Suosittelen lukemaan jutun, monia hyviä uutta ajattelua edustavaa asiaa on jutussa nostettu esiin.

Ei sitten muuta kuin rohkeasti pää pystyyn ja kohti uusia hankintoja! Let’s be careful out there!

Tutustu SoulPro hankintajärjestelmään



Tiina Vestman

CEO / Myynti tiina.vestman[at]scsoftware.fi +358 50 561 4453

Ota yhteyttä tai varaa esittely!

Toimittajia vai yhteistyökumppaneita?

Jari Kauppi

Senior Consultant


Nykyään toimialasta riippumatta liiketoiminta on riippuvainen ulkopuolisista toimijoista. Näitä kutsutaan usein puhekielessä toimittajiksi. Enää ei ole juurikaan yrityksiä, joiden oma bisnes ei olisi riippuvainen toimittajista ja niiden tarjoamista palveluista & tuotteista.

Hankintatoimen edustajien kanssa keskustellessa tulee usein puhetta yrityisen toimittajamääristä, mitä isompi yritys, sitä suurempi luku on yleensä. Tieto on sinänsä kiinnostava mutta vielä kiinnostavampaa olisi tietää, paljonko yrityksellä on yhteistyökumppaneita ja moniko niistä on aidosti strateginen yhteistyökumppani. Herää kysymys, mitä eroa on toimittajalla ja yhteistyökumppanilla?

Toimittaja liittyy hyvin vahvasti perinteiseen (ja vanhanaikaiseen) Asiakas-Toimittaja -asetelmaan. Tässä kuviossa toimittaja toimittaa tavaraa tai palvelua tietämättä, mihin asiakasyritys sitä käyttää omassa liiketoiminnassaann tai yleisemmin, mikä näiden toimitettavien asioiden merkitys ylipäätään on. Saattaa tuntua merkityksemättömältä asialta, mitä se toimittajalle kuuluu mihin käytämme heidän palveluita ja tuotteita? Liikesalaisuuksiin voi myös vedota, jos toimittaja alkaa asiasta utelemaan. ”Huolehtikaa vain omista asioistanne, meistä kyllä kuuluu jos asiat eivät toimi!” Tarkoituksella kärjistin, mutta taitaa monesti olla niin vielä nykyäänkin, että keskustelua syntyy ainoastaan silloin, kun asiat ovat menneet jollain tapaa pieleen. Toki reklamaatiokin on tärkeä kommunikoinnin väline, mutta se ei saa olla ainoa.

”Keskustelua syntyy ainoastaan silloin, kun asiat ovat menneet jollain tapaa pieleen.”

Toimittajille on syytä kommunikoida avoimesti tuotettavien palveluiden merkitys asiakkaan omassa liiketoiminnassa. “On sanomattakin selvää” toimii käytännössä aika huonosti, kun sitä kuuluisaa kristallipalloakaan ei kukaan ole vielä saanut toimimaan. Joka tapauksessa pienenkään mittakaavan kuvioissa ei ole mitään syytä olla olematta avoin puolin ja toisin. Kommunikointi ei ketään vahingoita.

Erityisesti isommissa palvelukokonaisuuksissa ja niihin liittyvissä toimittajasuhteissa on syytä puhua yhteistyökumppanista toimittajan sijaan. Hyvänä esimerkkinä ulkoistukset, joissa on avainasemassa palveluiden johtaminen. Se, mitä ennen tuotettiin itse, ulkoistetaan kumppanille. Näin ollen oman toiminnan ja tekemisen sisältö muuttuu radikaalisti – siirrytään ulkoistuspalvelun johtamiseen itse tekemisen sijasta. Tässä tulevat kuvaan mukaan myös omien ja kumppanin prosessien yhteen liittäminen, ilman sitä koko touhu on tuomittu epäonnistumaan ennen kuin se on alkanutkaan.

Epäonnistumisen taustalla on monesti se, että ulkoistuksesta sovittaessa fokus on liiaksi kaupallisessa transaktiossa, eivätkä käytännön toiminnan muutokset ja muutosjohtamisen tarpeet saa riittävästi huomiota. Yhtä kaikki, Asiakas-Toimittaja -asetelma ei tällaisessa tapauksessa ole vaihtoehto. Ei, vaikka joitain esimerkkejä tällaisesta on vastaan tullutkin elämän ohdakkeisilla poluilla.

”Epäonnistumisen taustalla on monesti se, että ulkoistuksesta sovittaessa fokus on liiaksi kaupallisessa transaktiossa, eivätkä käytännön toiminnan muutokset ja muutosjohtamisen tarpeet saa riittävästi huomiota”

Mitä yhteistyökumppani ja kumppanuus sitten tarkoittaa? Asia on lopulta varsin yksinkertainen. Se tarkoittaa mm. avointa ja jatkuvaa kommunikaatiota, yhteisiä tavoitteita ja mittareita, toiminnan jatkuvaa seurantaa molempien näkökulmasta, sekä riskien ja toisaalta onnistumisten jakamista. Toimiva yhteistyö lähtee liikkeelle liiketoiminnan tavoitteista ja niiden mittareista: palveluiden tuottaminen onnistuu huomattavasti todennäköisemmin jos niiden merkitys on kaikille selvä. Tältä pohjalta on huomattavasti helpompi vastata asiakasyrityksen oikeisiin tarpeisiin, kun ei tarvitse arvuutella asioiden merkitystä.

Liian usein jonkin asian tärkeydestä indikoi ainoastaan SLA-liitteessä oleva palvelukohtainen prosenttiluku ja siinä olevien pilkun jälkeisten ysien määrä (yleinen esimerkki IT-maailmasta). SLA on hyvä esimerkki myös menneisyyden mittaamiseen keskittymisestä. Toimivassa ja kehittyvässä yhteistyössä on vähintään yhtä tärkeää tarkastella myös tulevaa, molempien osapuolten kannalta.

Yhteistyön pohjalla on käytännössä aina sopimus. Sopimuksiin täytyy palata vielä erikseen myöhemmin, mutta raapaistaan nyt pintaa. Toimiva yhteistyösopimus on sellainen, että se on aidosti molemmille sopimusosapuolille houkutteleva ja kannattava. Riittävästi kannustimia ja motivaattoreita, selkeät molempien osapuolten vastuut, jaetut riskit ja toisaalta asioiden onnistuessa yli perusodotusten myös palkitseva. Liian usein sopimukset on tehty olettamuksesta, että kaikki menee kuitenkin pieleen, ja sisältö on sitten sen mukainen. Mutta tällä kerralla ei sopimuksista enempää, niihin palataan myöhemmin.

”Toimiva yhteistyö lähtee liikkeelle liiketoiminnan tavoitteista ja niiden mittareista.”

Aitoon kumppanuuteen liittyy keskeisesti kumppaniverkoston hallinta ja johtaminen, josta käytän laiskuuttani lyhyempää vakiintunutta termiä ”toimittajahallinta”. Verkostoa tulee seurata, johtaa, kuunnella ja tarvittaessa reagoida nopeastikin muuttuviin olosuhteisiin. Fiilismittarien lisäksi tarvitaan taloustietoa ja muuta keskeistä informaatiota, jonka perusteella voidaan seurata kumppaniyritysten hyvinvointia ja peilata oman liiketoiminnan tavoitteisiin ja riskeihin.

Aito toimittajahallinta on paljon muuta kuin kymmenien tuhansien toimittajien rekisterit, josta voi etsiä kulloinkin sopivaa toimittajaa täyttämään hankintatarpeita. Kuten monesti aiemminkin olen todennut, hankinta on tässäkin asiassa tiedolla johtamista. Markkinoilla on myös paljon valmista dataa, jota voi hankkia palveluna täydentämään oman organisaation tuottamaa tietoa. Ei kannata keksiä pyörää uudelleen. Tietoa on, mutta kyse on siitä, mikä kaikesta tiedosta on itselle oikeasti merkityksellistä ja kertooko se oikeita asioita.

Mikä on tilanne yrityksessänne, onko teillä toimittajia vai yhteistyökumppaneita?

Tutustu SoulPro hankintajärjestelmään



Tiina Vestman

CEO / Myynti tiina.vestman[at]scsoftware.fi +358 50 561 4453

Ota yhteyttä tai varaa esittely!