SC Softwaren järjestämä hankinnan aamiaisseminaari herätti paljon innostunutta keskustelua tulevaisuuden teknologioiden roolista hankintatoiminnan tukena. Kokosimme poimintoja vieraspuhujiemme mielenkiintoisista esityksistä – näkemyksiään jakamassa olivat Antti Kojola (Business Development Director, Gartner), Ari Erkinharju (hankintajohtaja, Espoon kaupunki), Tomi Nieminen (Analytics Expert, ProAnalytics), Veera Lavikkala (hankintakeskuksen kehittämispäällikkö, Espoon kaupunki) ja Tuomo Peltola (Senior Consultant, SC Software ).
Hankintatoiminnan monimutkaisuus aiheuttaa kuilun organisaatiojohdon, hankintayksiköiden ja asiakkaiden välille
Gartnerin Antti Kojola listasi huomioitaan hankintatoiminnan yleisistä haasteista. Kojolan mukaan hankinta on organisaation vaikeimpia tehtäviä, sillä siinä on tunnettava sekä oma että ulkopuolinen maailma ja niiden vaikutukset toimitusketjuun. Hankintapäätöksiin on lisäksi vaikuttamassa suuri joukko ihmisiä, mikä monimutkaistaa ja hidastaa hankintojen toteutumista. Useasti myös sidosryhmät mieltävät hankintayksiköt ”säästöorganisaatioina”, eikä hankinnan strategista roolia ymmärretä.
”Tarvitaan luottamus, joka mahdollistaa tekemisen. Tekemisen tulokset taas vahvistavat luottamusta”, Kojola toteaa.
Hankintatoiminnan digitalisaatiota ei osata toteuttaa käytännössä
Kojola avasi havaintojaan myös hankintatoiminnan digitalisaatioon liittyen. Kojolan mukaan hankintaorganisaation johto intoilee usein uusista teknologioista, mutta operatiivisen tason suunnitelma jää puuttumaan eikä digitalisaatio näin ollen etene odotetulla tavalla. Organisaatioissa ei siis käytännössä tiedetä, miten haluttuun lopputulokseen päästään.
Kojola peräänkuuluttaa myös yksilöiden merkitystä hankinnan digitalisaatiossa:
”Tulevaisuudessa pärjäävät ammattilaiset, jotka osaavat pelata osana tiimiä ja valjastaa teknologian oman kehittymisensä välineeksi.”
Huolella määritellyt prosessit ovat hankinnan digitalisoitumisen edellytys
Espoon kaupungin esitykset sivusivat prosessimäärittelyn merkitystyä hankinnan digitalisaatiossa. Hankintatoimen kehityksen saralla menestyneen Espoon kaupungin Ari Erkinharju toteaa, ettei tietojärjestelmät itsessään ole ratkaisuja hankintatoiminnan tehostamiseen. Sen sijaan taustalla täytyy olla hyvin määritellyt prosessit, joita sähköinen järjestelmä tukee.
Erkinharju listaa digitalisaation vaikutuksia Espoon hankintatoimintaan:
”Espoossa hankintatoimen prosessikehityksen myötä hankintojen valmisteluaika on lyhentynyt, uudet työntekijät kykenevät itsenäiseen työhön nyt kolmen kuukauden sijasta kolmessa viikossa, työtyytyväisyys on erittäin korkea ja poissaolot ovat pienemmät kuin Suomessa keskimäärin.”
Prosessiin mukautuva järjestelmä mahdollistaa tiedolla johtamisen
Espoon kaupunki on tuonut näkyvästi esille tiedolla johtamisen periaatettaan hankintatoiminnan lähtökohtana. Käytännössä useista lähteistä koostuvasta datasta saadaan kokonaiskuva, joka mahdollistaa päätöksenteon perustuen tietoon näppituntuman sijasta.
”Järjestelmä luo läpinäkyvyyttä hankintatietoon ja mahdollistaa ajantasaisen ja jatkuvasti rikastuvan tiedon tarkastelun. Näin ollen hankintoja on mahdollista hallita kokonaisuutena”, tiivistää SC Softwaren Tuomo Peltola.
Keskitetty tieto mahdollistaa myös erilaisten hankinnan sidosryhmien palvelun. Espoon kaupungin Veera Lavikkala demonstroi Espoon tarjoamaa Tilaajapalvelua:
”Järjestelmän integraatiot mahdollistavat palveluntarjonnan eri käyttäjäryhmille. Esimerkiksi Espoon kaupungin Tilaajapalvelun avulla hankinnan ammattilaiset voivat tehdä hakuja kaupungin sopimuksista, toimittajista sekä tilausohjeista.”
Tekoäly tukee hankintapäätösten tekoa
Tekoälyn mahdollisuuksia hankintatoiminnassa havainnollisti ProAnalyticsin Tomi Nieminen. Niemisen mukaan hankintatoiminnasta kerääntyvä data yhdistettynä oppiviin algoritmeihin mahdollistaa syvemmän ymmärryksen saamisen sekä tulevaisuuden ennusteet, joita voidaan hyödyntää päätöksenteossa.
”Datan avulla voidaan vastata neljän tason kysymyksiin: mitä on tapahtunut, miksi tapahtui, mitä tulee tapahtumaan ja mitä pitäisi tehdä. Tekoäly tulee kuvioon toisella tasolla. Käytännön esimerkkejä tekoälyn soveltamisesta ovat esimerkiksi kysynnän ennakointi tuotannonsuunnittelussa sekä hankinnan keston arviointi toimialoittain tai hankintakategorioittain”, kiteyttää Nieminen.
Tutustu SC Sourcing Suiteen
