Topic: Hankinta

Kansikuva: Joel Forsman, 2016

Suomen Partiolaisilla on otettu käyttöön SC Softwaren toimittama SC Sourcing Suite -hankintajärjestelmä. Sovellus on mukautettu tukemaan projektityyppistä hankintaa, sillä sitä on tarkoitus hyödyntää Partion järjestämällä Kajo2022-leirillä sekä muissa tulevissa projektiluontoisissa tapahtumissa. Suomen Partiolaiset ry on partioliikkeen keskusjärjestö Suomessa ja Suomen suurin nuorisojärjestö.

“Kyseessä on kansainvälinen suurleiri, jolle odotetaan 15-20 000 osallistujaa”, kertoo Kajo2022:n projektipäällikkö Ville Pentti. “Hankintoja tehdään noin viiden miljoonan euron edestä. Tarpeenamme oli saada käyttöömme sovellus, joka tukee tapahtumatyyppistä hankintaa, jossa hankinnat tehdään kertaluontoisesti ja toimitukset jaetaan leirin alueelle.”

Leiri, kuten muukin Partion toiminta järjestetään pääosin vapaaehtoisvoimin:

“Leirillä on oma vajaan 10 hengen hankintatiimi, joista kaikki ovat vapaaehtoisia, mutta osa siviiliammattilaisia. Tässä kokoluokassa hankinta vaatii jo kokemusta ja osaamista”, Pentti toteaa. “Järjestelmän loppukäyttäjiä on kuitenkin satoja, sillä iso osa leirin eri vastuualueiden toimijoista syöttää sovellukseen hankintapyyntöjä.”

Hankintajärjestelmä tukee hankintoja, toimituksia ja talousseurantaa

Suomen Partiolaisten hankintajärjestelmässä keskeisenä elementtinä ovat hankintapyynnöt, joita leirin eri vastuualueiden, kuten ruoka- tai jätehuollon tekijät voivat kirjata järjestelmään. Hankintatiimi tarkastaa ja hyväksyy ehdotukset sekä muodostaa näistä hankintakokonaisuuksia, jotka myöhemmin kilpailutetaan ja tilataan valituilta toimittajilta.

Pentin mukaan myös tavaran kuljetus, vastaanotto ja jakaminen leirille ovat tärkeitä suunniteltavia ja hallinnoitavia asioita, joita hankintajärjestelmä tukee. Lisäksi talousraportoinnista voi seurata laskutuksen ennustetta ja toteumia, jotka tulevat integraation kautta ostolaskujärjestelmästä. Hankintojen etenemistä ja budjetin käyttöä on siis helppo seurata järjestelmän avulla.

Kuva: Juha Nurmi, 2016

SC Softwaren ketteryys vakuutti ohjelmistokehityskumppanin valinnassa

“Itse järjestelmä sekä SC Softwaren referenssit vaikuttivat hyviltä. SC Softwarella on erityyppisiä asiakkaita, ja prosesseja oli selvästi ennenkin mietitty erinäköisiksi asiakastarpeiden mukaan. Muun muassa nämä asiat vaikuttivat siihen, miksi valitsimme SC Softwaren kumppaniksi ohjelmistokehitykseen”, kuvailee Pentti.

“Ennakko-oletuksemme osoittautui todeksi, sillä SC:ltä löytyi kokonsa ja hyvän yrityskulttuurinsa ansiosta paljon ketteryyttä.”

Pentti on tyytyväinen myös kehitysprojektin läpivientiin:

“Projekti toteutettiin suunnitelmien mukaan aikataulussa ja budjetissa. Tykkäsin hirvittävästi SC Softwaren ammattilaisten proaktiivisesta tavasta tuoda esiin eri vaihtoehtoja sekä kyseenalaistaa ja pohtia asiakkaan esittämiä tarpeita ja ehdotuksia. Yhteistyömme sujui erinomaisesti.”

“Myös järjestäjillä mahdollisuus oppia uutta”

Kajo2022 järjestetään heinäkuussa, jolloin järjestelmä pääsee aktiiviseen käyttöön hankinnan tueksi. Pentti näkee järjestelmässä muutakin hyötyä:

“Meille tulee olemaan valtava arvo, että projekti jää talteen järjestelmään. Toimintamme julkisuus ja läpinäkyvyys ovat korkealla tasolla, joten on tärkeää jälkikäteenkin nähdä, mistä hankintoja on tehty. Lisäksi taltioitu projekti antaa osviittaa tuleville vastaaville tapahtumille”, Pentti toteaa.

“Osa ideologiaamme on, että teemme aina kohderyhmää ajatellen parhaan tapahtuman, jossa myös järjestäjillä on mahdollisuus oppia uutta ja kehittää itseään”, Pentti päättää.

Espoon kaupungille toimitetun SC Sourcing Suite -hankintajärjestelmän oheen on kehitetty kaupungin eri toimialoja palveleva toimialatyöpöytä. Toimialatyöpöydän avulla käyttäjät eri toimialoilla voivat nähdä toimialojensa hankintoihin liittyvät tiedot omasta näkökulmastaan, säilyttäen samalla hankintatoiminnan johtamiseen tarvittavan kaupunkitasoisen näkyvyyden hankintojen kokonaiskuvaan.

Toimialatyöpöydän kehittämisen lähtökohtana oli ennen kaikkea raportoinnin ja ennakoitavuuden tarpeet:

”Ennen hankintajohdolla ei ole ollut ajantasaista näkyvyyttä, mitä hankintoja eri toimialoilla valmistellaan ja missä vaiheessa ne ovat menossa. Tiedon saaminen vaati selvityksiä monilta eri tahoilta”, kertoo Espoon kaupungin hankintakeskuksen kehittämispäällikkö Veera Lavikkala.

Kvartaalikatsauksista rullaavaan ja dynaamiseen raportointiin

Hankintajärjestelmän monipuolisten raportointiominaisuuksien ansiosta Espoossa on siirrytty puolivuosittais- ja kvartaalikatsauksista ajantasaiseen, rullaavaan ja siten aiempaa selvästi dynaamisempaan raportointiin. Toimialatyöpöytä tuo taas yhden tulosten tarkastelua helpottavan kulman helposti saataville.

”Saamme tuoreen tiedon meneillään olevista hankinnoista ja uusien hankintojen kilpailuttamisajankohdista – ja ennen kaikkea siitä, milloin hankintajohdon on sopiva aika vaikuttaa hankintaan liittyviin päätöksiin: mitä vaikutuksia tavoitellaan, kuinka toimittajaa halutaan sopimuskaudella ohjata ja miten hankinta tukee toimialan omia sekä Espoo-tarinan tavoitteita”, kuvailee Lavikkala.

Tekoäly tukee päätöksentekoa hankinnoissa

Hankintadatan kertyminen mahdollistaa myös tekoälyn ja koneoppimisen hyödyntämisen hankintatoiminnan ennustettavuuden näkökulmasta. SC Software on ottanut jo ensiaskeleet tekoälyn soveltamiseen hankintajärjestelmässään:

”Historiadataa analysoimalla on mahdollista saada aikaan ennusteita, joita voidaan hyödyntää päätöksenteon tukena”, kuvailee SC Softwaren vanhempi konsultti Tuomo Peltola. ”Voimme tällä hetkellä tuottaa esimerkiksi hankinnan aikatauluennusteita. Tulevaisuudessa sovellusmahdollisuudet vaihtelevat toimittaja-analyyseistä vanhan sopimuskannan analysointiin ja käyttäytymis- sekä ennustusmalleihin”, Peltola kuvailee.

Tekoälyn hyödyntämismahdollisuuksia on pohdittu myös Espoossa: ”Tulevaisuuden visionamme on muun muassa nykyisen markkinatilanteen ja ennusteiden systemaattinen hyödyntäminen hankintojen suunnittelussa”, Lavikkala kertoo.

Tutustu SC Sourcing Suiteen

SC Software on kehittänyt julkisia hankintaprosesseja tukevan hankinnan kokonaisratkaisun yhteistyössä Espoon kaupungin kanssa. SC Sourcing Suite –tuotteeseen pohjautuva järjestelmä palvelee nyt ensi kertaa julkisen hankinnan toimialaa. Hankintajärjestelmä voidaan räätälöidä tehokkaasti asiakkaan prosessia tukevaksi, yksilölliseksi ratkaisuksi. Näin myös Espoon hankintaprosessien tarpeisiin mukautettu hankintasalkku “HanSa” näki päivänvalon.

”Kuntalaisillemme tarjotuista lakisääteisistä palveluista merkittävä osa hankitaan ostopalveluna. Näin ollen hankinnat ovat olennainen osa palvelujen järjestämistä”, kertoo Espoon kaupungin hankintakeskuksen kehittämispäällikkö Veera Lavikkala.

”Hankintojamme ohjaavat Espoo-tarinan mukaiset arvot: hankintojen tulee olla taloudellisesti, ekologisesti, sosiaalisesti ja kulttuurisesti kestäviä. Lisäksi niissä pitää huomioida yritys- ja työllisyysvaikutukset sekä asukas- ja asiakaslähtöisyys. Hankinta on siis strategista toimintaa”, Lavikkala jatkaa.

Tiedolla johtamisen periaate näkyy Espoon hankintaprosessin kehityksessä

Espoon hankintakeskuksen prosessikehitysryhmä on jo toista vuotta aktiivisesti panostanut kaupungin hankintaprosessin kehittämiseen, minkä johdosta kaupunki on palkittu myös Logy ry:n Julkisten hankintojen kehittäjä -palkinnolla. Työn taustalla on tiedolla johtamisen periaate, jossa saatavilla olevaa tietoa hyödynnetään päätöksenteossa.

”Hankintatoimessa tiedolla johtamisella on iso rooli. Kattavan hankintojen kokonaiskuvan saamiseksi meillä on oltava hyvät toimintaprosessit ja niitä tukevat työkalut”, kommentoi Espoon kaupungin hankintajohtaja Ari Erkinharju.

Hyvin määritellyt prosessit onnistuneen järjestelmäkehityksen taustalla

Lavikkalan mukaan prosessien määrittelyyn ja kehitykseen on osallistettu koko hankintayksikkö sekä käytetty myös ulkopuolista lean-asiantuntemusta. Hyvin määritellyt prosessit ovat auttaneet myös HanSan määrittelytyössä.

Hankintajärjestelmä koostuu hankinnan-, toimittajien- ja sopimustenhallinnan kokonaisuuksista, jotka on johdettu suoraan julkisen hankintatoimen tarpeista:

”Ratkaisu kattaa keskitettyjen hankintojen osalta tarpeesta maksuun -prosessin läpi koko kaupunkiorganisaation, tukien niin hankintojen suunnittelua, johtamista kuin toteuttamistakin”, kuvailee Lavikkala.

SC Sourcing Suite edistää hankintatiedon saatavuutta ja läpinäkyvyyttä

HanSan hankinnan taustalla oli tarve parantaa Espoon kaupungin hankintatiedon saatavuutta ja läpinäkyvyyttä sekä yhtenäistää organisaation toimintatapoja:

”Ennen HanSaa tieto hankinnoista oli pirstoutunut 22 eri järjestelmään ja erinäisiin exceleihin. Tämä esti nopean kokonaiskuvan saamisen”, kertoo Lavikkala. ”Nyt tieto on hyödynnettävissä eri tarkastelijoille, ja pystymme seuraamaan raportointia aina yksittäisen hankintaprosessin etenemisestä koko hankintasalkkuun. Tarvittava tieto ei ole enää myöskään yksittäisten henkilöiden takana, minkä vuoksi kuka tahansa pystyy hyppäämään mukaan vaikka kesken prosessin”, Lavikkala kuvailee.

Erkinharju on samoilla linjoilla:

”HanSa tukee työntekijöidemme workflowta, ja kehitettävien raportointinäkymien ja käyttöoikeuksien myötä pystymme hyödyntämään sitä entistä enemmän myös hankintojen johtamisessa”.

“Vastaavaa ratkaisua ei markkinoilla ole”

SC Software valikoitui ratkaisun toimittajaksi avoimen, hankintalain mukaisen kilpailutuksen kautta.

”SC Softwaren kehittämä ratkaisu vastasi parhaiten asettamiamme vaatimuksia. SC Sourcing Suite nousi korkeille pisteille etenkin käytettävyytensä osalta. Lisäksi se oli hintalaatusuhteeltaan hyvä”, kertoo Erkinharju.

Espoon kaupungin järjestelmähankinnan myötä muutkin kaupunkiorganisaatiot ovat olleet kiinnostuneita ratkaisusta.

”Järjestelmä on kaivattu, sillä vastaavaa julkisten hankintojen kokonaiskuvaa tarjoavaa ratkaisua ei markkinoilla ole. Se on varmasti syy kovan kiinnostuksen takana”, Erkinharju selvittää.

Saumaton yhteistyö johti menestyksekkääseen projektinpäätökseen

Espoon kaupungin ja SC Softwaren yhteistyö on sujunut menestyksekkäästi.

”Yhteistyöstämme on jäänyt todella positiiviset fiilikset”, kehuu Lavikkala. ”SC Softwarella on tarvittavaa ymmärrystä toimialasta sekä aktiivisuutta ja selvää halua oppia lisää. Lisäksi olemme tyytyväisiä SC Softwaren jatkuvan kehityksen malliin, joka mahdollistaa ratkaisun hiljalleen rakentamisen ja muokkaamisen tarkentuvien tarpeidemme mukaan. Toteutukset ovat olleet nopeita ja tehokkaita”, Lavikkala kuvailee.

Erkinharju on samaa mieltä:

”Hansan käyttöönotto on sujunut hyvin, ja aikataulu ja budjetti ovat pitäneet. Molemmat osapuolet ovat oppineet paljon uutta projektin myötä”.

Myös SC Softwaren projektiryhmän päätöspalaverissa lentelevät positiiviset kommentit.

”Projektin pohjalla on ollut asiakkaan huolellinen taustatyö ja prosessisuunnittelu, sekä erittäin motivoitunut ja ammattimainen projektiryhmä. Tämä on luonut projektille erinomaiset onnistumisen edellytykset”, kommentoi SC Softwaren johtava konsultti Tuomo Peltola.

”Tavoitteenamme on tuoda markkinaan kattavat hankinnan elinkaaripalvelut julkishallinnon tarpeesta maksuun -prosessille. Tämä onnistuu parhaiten toimimalla yhdessä kehittämisen eturintamassa olevien innovatiivisten asiakkaidemme kanssa.” SC Softwaren toimitusjohtaja Tiina Vestman linjaa.

Tutustu SC Sourcing Suiteen

Vapolla (nyk. Neova) oli tarve parantaa hankintatoiminnan tilannekuvaa ja kehittää siihen sopivaa raportoinnin ratkaisua.

”Tavoitteenamme oli parantaa sekä hankintojemme seurattavuutta että tilannetietoisuutta toimittajahallinnan ja sopimusten osalta”, kuvailee Vapon hankintajohtaja Jani Mökkönen.

Raportit tukevat hankinnan tiedolla johtamista

SC Software toteutti raportoinnin pilottiratkaisun Vapon hankintatoimen tarpeisiin:

”Tavoite oli mahdollisimman nopealla ja kevyellä työllä saada SC Softwaren toimittaman SC Sourcing Suite -hankintajärjestelmän tiedot yhteenvetoraporteiksi, jotka hyödyttävät hankinnan johtamista. Siinä onnistuttiin hyvin”, kertoo Vapon tietojärjestelmäpäällikkö Tenho Ruuska.

Raportoinnin välineenä käytettiin Microsoftin PowerBI -raportointi- ja analysointipalvelua, jonka avulla SC Software toteutti eri tietolähteistä dataa yhdistelevän hankinnan raportoinnin ratkaisun.

”Raportointiratkaisun avulla saamme tietoa muun muassa siitä, mikä on toteutuneiden ostojen sopimuskattavuus ja kuinka se on kehittynyt”, kertoo Mökkönen.

Tutustu SC Sourcing Suiteen

SC Software ja Vapo (nyk. Neova) käynnistivät tammikuussa 2016 strategisen hankinnan ratkaisun toimitusprojektin, kattaen hankintojen, toimittajahallinnan ja sopimushallinnan kokonaisuudet. Toteutettu hankintajärjestelmä pohjautuu SC Sourcing Suite -ratkaisuun.

Vapon hankintajohtaja Jani Mökkönen on tyytyväinen SC Softwaren korkean tuottavuuden ohjelmistotuotannon tehokkuuteen:

”Toimitusprojekti on ollut positiivinen kokemus, yhteistyö on ollut joustavaa ja asioita on tehty yhteistyössä hyvässä hengessä. Aiemmat kokemukset vastaavista projekteista ovat olleet täysin erilaisia, on ollut kaikenlaista säätämistä ja viivettä, ja projektit ovat työllistäneet täyspäiväisesti. SC Sourcing Suite -valmisratkaisu toimituksen pohjana oli oikea ja tehokas tapa edetä. Paljon aikaa ja määrittelyresursseja säästyi verraten perinteiseen sovelluskehitykseen”.

“Heti alussa määrittelytyön tukena oli toimiva sovellus, jota hyödynnettiin täysipainoisesti työpajoissa. Muutenkin kaikki tapahtui visuaalisesti ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Tulevat sovelluksen loppukäyttäjät olivat mukana työpajoissa, mikä osaltaan auttaa jo alkuvaiheessa sitouttamaan käyttäjiä ja antaa kaikille vaikutusmahdollisuuksia itse lopputulokseen”, Mökkönen toteaa.

Kokemus hankintatoiminnasta vakuutti ohjelmistokumppanin valintaan

Vapolle SC Softwaren hankintatoimen osaaminen oli yksi avainasioita toimittajan valinnassa ratkaisumallin ohella:

“Se säästi aikaa ja saimme hyviä vinkkejä. Konsultti ja asiakas puhuivat samaa kieltä – tämä helpotti kanssakäymistä ja loi luottamusta toteutukseen. Uskon tämän ratkaisun myötä näkyvyyden hankintoihin nousevan todella uudelle tasolle”, kiteyttää Mökkönen.

SC Softwaren puolesta projektia kommentoi määrittelystä ja projektista vastaava konsultti Jari Kauppi:

”Vapon projekti on ollut todella mielenkiintoinen ja hieno kokemus kaikin puolin. Se on muun muassa osoittanut todeksi jälleen kerran sen tosiasian, että asiakkaan tiivis ja määrätietoinen osallistuminen aktiivisesti projektin kaikkiin vaiheisiin on yksi avain projektin onnistumiseen. Asiakkaan tulevat loppukäyttäjät otettiin mukaan heti alussa ja he pääsivät vaikuttamaan heille itselleen toteutettavaan sovellukseen jo määrittelyvaiheessa. Niin ikään selkeät hankintatoimen uudistamisen tavoitteet näkyivät koko ajan projektissa ja ovat pitäneet myös järjestelmähankkeen tavoitteet selkeinä alusta loppuun”.

“Projektista jäi kaiken kaikkiaan tosi positiivinen fiilis. Aito yhteistyössä tekeminen ja yhteen hiileen puhaltaminen tuntui ja näkyi projektin alusta loppuun”, tiivistää Kauppi.

Tutustu SC Sourcing Suiteen

VR Group valitsi SC Softwaren strategisen hankinnan ratkaisun toimittajaksi. VR on uudistamassa hankintatoiminnan arvoketjuun kuuluvia prosessejaan: uudistuksella tavoitellaan yksikkörajat ylittävää liiketoiminnallista näkyvyyttä konsernin hankintoihin sekä toimittaja- ja sopimushallintaan. Tavoitteena on aiempaa ennakoivamman raportoinnin kautta saatava seuranta ja ennustettavuus sekä kaiken kaikkiaan parempi hallittavuus investointien ja hankintojen portfolioon.

Prosessiuudistuksen onnistumisen edellytyksenä oli uudistaa hankintaportfolion hallinnan tietojärjestelmät. Konsernin operatiivisen ostamisen sekä taloushallinnon ERP-järjestelmät eivät tähän tarkoitukseen soveltuneet, eikä niitä voitu räätälöidä järkevällä työpanoksella joustamattomuutensa takia. Tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka on helposti mukautettavissa asiakkaan prosesseihin ja on käyttäjäystävällinen, tietoturvallinen sekä skaalattavissa uusiin käyttötarpeisiin.

Järjestelmä strategisen hankinnan ydinprosessien tukena

SC Softwaren rakentama SC Sourcing Suite -ratkaisukonseptiin pohjautuva järjestelmä on tarkoitettu strategisen hankinnan ydinprosessien tueksi – kaikissa sen tärkeimmissä vaiheissa ja kaikille prosessien osapuolille. Ratkaisu mahdollistaa hankinnan ydintiedon helpon keräämisen ja hallinnan sekä tarjoaa näkymät ydintietoon että tilannekuviin personoidusti eri käyttäjärooleille. Ratkaisun dynaaminen raportointi tuo läpinäkyvyyttä ja ennakoitavuutta yli yksikkörajojen.

Projektissa onnistuttiin toteuttamaan VR-konsernin tärkeimmät hankinta- ja toimittajaportfolion hallinnan liiketoiminnalliset tarpeet helppokäyttöiseksi ja moderniksi sovellukseksi. Ratkaisun hyödyttää eri sidosryhmiä hankinnan ammattilaisista konsernijohtoon, keskittäen tiedon ja työkalut yhteen ratkaisuun. Järjestelmä tarjoaa reaaliaikaisen näkymän mm. hankintoihin, kustannuksiin ja hankintojen etenemiseen, luoden läpinäkyvyyden myös toimittajaportfolioon. Ratkaisun avulla hankintojen ja kilpailutusten suunnittelu tehostuu, jolloin reaktiivisista toimenpiteistä päästään proaktiiviseen, ennakoivaan toimintaan.

Toteutus ja käyttöönotto kuudessa viikossa

Aikakriittiselle prosessiuudistukselle oli tärkeää se, että ratkaisun rakentaminen oli nopeaa ja joustavaa. SC Softwaren korkean tuottavuuden sovelluskehitykseen perustuva toimintatapa ja asiakkaan syvällinen ymmärrys strategisen tason hankinnasta mahdollisti ratkaisun nopean toteuttamisen ja käyttöönoton.

Strateginen hankintajärjestelmä toteutettiin ja otettiin VR:lle käyttöön yhteensä kuudessa viikossa. Korkean tuottavuuden kehitysmenetelmä antaa myös hyvän lähtökohdan järjestelmän laajennettavuudelle, sillä tarvittavat muutokset saadaan rakennettua ja ajettua olemassa olevaan järjestelmään tehokkaasti.

Tutustu SC Sourcing Suiteen