YIT teki rakennusalan digiloikan SC Softwaren ratkaisulla

SC Software toimitti YIT:lle SC Sourcing Suite -hankintojen johtamisjärjestelmän, jonka tuella YIT lähti tavoittelemaan rakennusalan hankintojen digitaalista edelläkävijyyttä. Ratkaisu yhdistää hajautetut prosessit yhdeksi digitaaliseksi datalla johdetuksi palvelukokonaisuudeksi ja mahdollistaa läpinäkyvän hankintojen kategoriajohtamisen koko konsernissa.

YIT lähti kolme vuotta sitten parantamaan hankintojen sujuvuutta, tiedolla johtamista, riskienhallintaa ja läpinäkyvyyttä päätöksellä digitalisoida hankintaprosessi puhtaalta pöydältä. Järjestelmäprojektia edelsi huolellinen uusien toimintatapojen määrittely. YIT:n hankintajohtaja Mika Toivonen kuvaa projektin taustoja: ”Meillä oli suuri joukko eritaustaisia osaajia määrittelemässä miten hankintoja halutaan tehdä jatkossa ja mitkä ovat ne asiat, joilla saamme nostettua hankintojemme tasoa. Hankinnan kehittäminen on yksi YIT:n strategisista tavoitteista.”

Taustaselvityksissä YIT:llä oli havaittu, että hankinnoissa on merkittävästi potentiaalia toiminnan tehostamiseen. Ratkaisuksi nousi kategorinen hankintamalli. Sen avulla pystytään kasvattamaan ja keskittämään osaamista sekä huolehtimaan, että parhaat käytännöt saadaan käyttöön koko organisaatiossa. Hankintojen kategoriajohtamisella voidaan varmistaa myös alhaisimmat kokonaiskustannukset ja hyödyntää mm. mittakaavaetuja.

Kehittämishankkeen tavoitteena oli nostaa hankinta strategiseksi kyvykkyydeksi YIT:llä, ja sen myötä helpottaa myös päivittäistä työtä. Uusi hankintojen johtamisjärjestelmä varmistaa osaltaan, että hankintaprosessi sujuu aina sovitunlaisesti ja läpinäkyvyys on riittävää. Se mahdollistaa tiedolla johtamisen, ja kun prosessi tehostuu, tuottaa se YIT:lle pysyviä kustannussäästöjä.

SC Softwaren SC Sourcing Suite -ratkaisu ja asiantuntijuus vakuuttivat

YIT teki kattavan markkinakartoituksen järjestelmähankinnan alkuvaiheessa. Kartoitus osoitti nopeasti, ettei mikään markkinoiden vakiintuneiden toimittajien hankintaohjelmistoratkaisuista vastannut täysin YIT:n tarpeita ja rakennusalan erityispiirteitä.

“Käynnistimme keskustelut parhaiten tarpeitamme vastaavien toimijoiden kanssa. Melko nopeasti huomasimme, että SC Softwarelta löytyy vahvaa asiantuntijuutta, hankintaosaamista ja kykyä räätälöitävyyteen”, kertoo Jussi Järvelä, Head of Digital Procurement.

Yhteistyö SC:n kanssa käynnistyi vaivattomasti, sillä YIT:n tarkka taustatyö ja selkeät tavoitteet toivat osapuolet heti samalle aaltopituudelle.

“Oli hienoa huomata, miten tarkan taustatyön YIT oli tehnyt etukäteen. Oli helppoa lähteä käynnistämään projektia heidän kanssaan, kun päästiin välittömästi kiinni siihen, mitä he hankintajärjestelmältään haluavat”, kertoo Mikko Räsänen, Project Manager, SC Software.

Rakennusalan toimialakohtainen SC Sourcing Suite -ratkaisu syntyi yhteistyössä

Projektin määrittelyvaiheessa järjestettiin useita työpajoja, joissa SC Softwaren fasilitointi sai erityistä kiitosta. Työpajoissa osallistettiin YIT:n hankinta-asiantuntijoita koko ajan projektiin.

Hankintajärjestelmän käyttöönotto toteutettiin vaiheittain keväästä  2025 alkaen; ensin käynnistettiin muutama pilottiprojekti, joiden avulla järjestelmän toimivuutta testattiin käytännössä. Pilottien jälkeen järjestelmää kehitettiin käyttäjäpalautteen pohjalta ja laajennettiin asteittain koko organisaatioon.

Katri Sandström, Global Process Owner, kokee, että projekti onnistui monessa suhteessa: “Oli luottavainen olo, kun kaikki ymmärsimme toisiamme. Halusimme järjestelmältä ketteryyttä, räätälöitävyyttä ja toimivuutta. Halusimme, että se todella tukee meidän hankinnan arjen toimintaa ja on käyttäjäystävällistä. Kaikkea tätä kyllä saatiin.”

Lopputuloksena syntyi rakennusalan erityispiirteisiin sovitettu hankintajärjestelmä, jossa projektihankinnan erityispiirteet ja arjen haasteet on huomioitu.

Tulokset ja hyödyt – mitä käytännössä saatiin?

Nyt YIT:n SC Sourcing Suite -hankintajärjestelmässä pyörii iso osa YIT:n hankinnoista. Käyttöönotto on sujunut jouhevasti koulutusten ja tukimallien avulla. Vaikka järjestelmä on ollut käytössä vasta vähän aikaa, muutos on ollut merkittävä.

”Olemme saaneet nostettua meidän hankinnan kyvykkyyttä ainakin kaksi pykälää jo tässä ajassa. Nyt kun projektien ja sitä kautta saadun datan määrä kasvaa, pääsemme työssämme vielä eri tasolle”, kiteyttää Toivonen.

Toivonen jatkaa talousvaikutuksista: ”Olemme saaneet niitä tavoittelemiamme strategisia säästöjä, nyt kun koko hankintaprosessi voidaan hoitaa yhdessä paikassa järjestelmän ohjaamana. Investointi tulee maksamaan itsensä takaisin.”

Mitä seuraavaksi – käytön laajentaminen ja tekoäly avuksi

YIT on ollut erittäin tyytyväinen Suomessa saavutettuihin hyötyihin ja aikoo laajentaa ratkaisua myös muihin toimintamaihinsa.

Lopulta kyse ei ollut vain vanhentuneen järjestelmän vaihtamisesta, vaan kyseessä on askel kohti digitaalista hankintakulttuuria. YIT on ensimmäisiä rakennusalan toimijoita, joka on ottanut käyttöön kategoriapohjaisen hankintamallin digitaalisessa ympäristössä. Ratkaisu on herättänyt kiinnostusta laajemmin, sillä se osoittaa, miten hajanaisista prosesseista voidaan siirtyä läpinäkyvään ja tiedolla johdettuun toimintamalliin.

”Tämä ei ollut vain hankinnan muutosohjelma, vaan koko YIT:n muutosohjelma”, Toivonen summaa projektin merkitystä.